Assistant Administration des Ventes H/F Nibe Energy Systems France

Nous sommes à la recherche de notre Assistant / Assistante administration des ventes pour un remplacement longue durée.
Dès que possible, jusqu'au 31 Janvier 2027.
Horaires : 8h30-12h00 / 13h30-17h30 - vendredi 16h30.

MISSIONS PRINCIPALES :

Relations avec les commerciaux et les clients :

Réaliser des devis simples (avec référence des codes articles, noms des articles, validation par le
commercial pour les accessoires)
Effectuer des devis avec application de la politique commerciale en vigueur

Gestion des commandes :

Vérifier la bonne application tarifaire de la politique commerciale en vigueur, les informations
de facturation, et renseigner les délais de livraison. En cas de problème, échanger avec les
commerciaux et/ou les clients pour corriger les écarts empêchant la validation de la
commande
Dans le cas de pièces sous garantie, rechercher les informations de garantie sur la plateforme
et faire valider par le SAV avant de lancer la commande
Enregistrer les commandes transférer par les commerciaux
Enregistrer les commandes envoyés par les clients
Enregistrer des commandes de pièces sous garanties à la demande du SAV
Renseigner le mode de transport choisi en fonction de la commande.
En cas d'affrêtement, choisir la compagnie de transport en application de la grille tarifaire ou de spécificités client
par chronopost (30kg), messagerie, affrètement)
En cas de problème sur les délais de livraison, informer le client
Envoyer le colisage du logisticien et les données de livraison au transporteur pour enlèvement
Débloquer les commandes dès feu vert du service comptable (selon encours)
Vérifier les bons de livraisons : si les produits ont été enlevés par les transporteurs
Réaliser le suivi des commandes à partir des informations présentes dans l'ERP
Traiter les réclamations client (facturation et logistique/transport)
En cas de litige transport, rechercher les informations (réception avec réserves, photos) et
identifier la cause du litige (casse transport, erreur de préparation, perte). Décider en fonction
des éléments du renvoi ou non à titre gratuit et de l'ouverture d'un dossier litige auprès du
transporteur.

Gestion de la facturation et des avoirs :

Vérifier les livraisons (bons de livraison)
Réaliser la facturation 2 fois par semaine
Réaliser des avoirs simples sur les pièces détachées

Gestion du téléphone :

Gérer les contacts entrants
Orienter vers les services concernés

Gestion des transporteurs :

Gestion des pièces détachées :

Réaliser des devis simples sur les pièces détachées
Déterminer les pièces détachées sur une vue éclatée (par mail)
Réaliser le retour des pièces détachées : fiches retour
Réaliser le retour de produits finis

Gestion des réapprovisionnements :

Réaliser les réapprovisionnements en l'absence de le/la Responsable ADV.

COMPETENCES:

Connaissance du secteur d'activité :

Maîtriser les spécificités de l'activité de distribution et d'installation des pompes à chaleur, des produits NIBE, des prestations
de services de l'entreprise

Organisation de l'activité administration commerciale :

Maîtriser la politique commerciale, les conditions générales de vente et les conditions de garantie
Connaître les Incoterms (conditions de transport international)
Connaître les règles d'import / export
Maîtriser les techniques de relation commerciale
Réaliser la gestion administrative d'une commande
Elaborer des propositions commerciales
Réaliser des reportings

Relation clients :

Développer et entretenir des relations client de confiance.
Suivre le traitement d'une commande
Gérer les clients difficiles
Résoudre les problèmes de suivi de commandes

Bureautique :

Maîtriser les outils numériques et logiciels bureautiques
Maitriser les logiciels spécialisés

SAVOIR ÊTRE:

Rigueur
Résistance à la pression
Gestion des priorités
Sens relationnel
Travail en équipe