Assistant de Direction Secrétariat Général H/F FEDERATION APAJH

Au sein de la Vie Fédérale et du Secrétariat Général, vous êtes garant(e) de la continuité, la fiabilité et la fluidité du fonctionnement administratif.

Vie fédérale

• Préparer et organiser les réunions statutaires et grands rendez-vous fédéraux : Assemblées générales, Congrès, Journée des Présidents, conférences de territoires, réunions décentralisées...
• Assurer l'organisation logistique des événements : invitations, inscriptions, déplacements, hébergements, repas, accueil et prestataires.
• Organiser les groupes de travail, commissions, COPIL et instances fédérales : ordres du jour, convocations, dossiers et logistique.
• Tenir à jour les bases de contacts des présidents, administrateurs, délégués et associations.
• Rédiger et diffuser les comptes rendus et relevés de décisions.
• Assurer le suivi des notes de frais, du courrier, du classement et de l'archivage des dossiers.

Secrétariat général

• Planifier et coordonner les échéances du Bureau, du Conseil d'administration et des Assemblées générales.
• Préparer les ordres du jour et dossiers de séance, collecter les contributions et assurer les circuits de validation et de diffusion.
• Assurer le secrétariat des séances : prise de notes, comptes rendus, relevés de décisions et mise en forme des délibérations.
• Assurer la traçabilité, la numérotation, la diffusion et l'archivage des actes statutaires.
• Mettre en forme des documents complexes et sensibles : rapports, motions, documents financiers et dossiers statutaires.
• Organiser les agendas, rendez-vous et déplacements du Secrétariat général, en anticipant les échéances et en assurant les relances nécessaires.
• Contribuer au suivi administratif de dossiers transversaux, notamment des subventions, conventions et pièces justificatives.
• Assurer une interface fiable, diplomate et confidentielle avec la Présidence, les administrateurs, les directions et les interlocuteurs externes.

Missions transversales

• Hiérarchiser les demandes, gérer les priorités et alerter sur les risques de délai.
• Développer et maintenir des outils de suivi : rétroplannings, tableaux de bord, échéanciers et modèles documentaires.
• Accompagner la dématérialisation des circuits documentaires et l'utilisation des outils collaboratifs.
• Veiller à la confidentialité, à la protection des données et à la qualité formelle des documents.

La liste des missions est non exhaustive et la personne recrutée pourra intervenir sur l'ensemble des activités relevant de la Vie Fédérale et du Secrétariat Général.