Assistant·e de Direction H/F Aubert & Duval

Rattaché(e) au Directeur de la Stratégie, vous assisterez dans leur fonctionnement quotidien plusieurs directions de l'entreprise. Véritable partenaire des équipes, vous apportez un support administratif, organisationnel et logistique auprès de la Direction de la Stratégie, de la Direction Financière ainsi que de la Direction du Réseau Commercial.

Vous serez également l'interlocuteur(trice) privilégié(e) pour assurer la bonne gestion et la coordination des services généraux du siège.

Vos principales missions :

Assistanat de Direction

• Gérer et optimiser les agendas du Directeur de la Stratégie et du Directeur Financier
• Organiser les réunions, déplacements professionnels et événements internes du Directeur de la Stratégie et du Directeur Financier ainsi que du Directeur du Réseau commercial
• Préparer et suivre les notes de frais
• Assurer le support administratif des équipes Stratégie, Marketing, Finance et Juridique
• Créer et piloter les demandes d'Achat et les réceptions de facture dans SAP pour la Direction Stratégie, Financière et Juridique ainsi que pour le réseau commercial (réception)
• Coordonner l'organisation de réunions impliquant de nombreux interlocuteurs
• Participer ponctuellement à l'organisation de salons professionnels en apportant votre support
• Assurer la continuité des activités d'assistanat de Direction en cas de besoin.

Gestion des Services Généraux du siège

• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant
• Accueillir les visiteurs et coordonner les interventions des prestataires
• Créer les accès au site et les demandes associées
• Gérer le parc informatique en lien avec la DSI (point de contact et interlocuteur privilégié en cas de dysfonctionnement)
• Réaliser les commandes de fournitures et gérer les stocks
• Gérer les demandes d'achat (DA) et assurer le suivi de la facturation en lien avec les contrats de prestations (nettoyage, maintenance, archivage, courrier, loyer etc.)
• Veiller à la qualité des services et au bon fonctionnement des locaux

Support au Réseau Commercial

• Assurer le traitement administratif et le suivi des factures du réseau commercial
• Participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs commerciaux (parcours de formations, déplacements ...)
• Contribuer à l'organisation de formations et réunions
• Apporter un soutien administratif aux équipes de vente basées à l'étranger (contrôle des notes de frais, locations de véhicules longue durée, ...)

Gestion administrative des brevets & des marques :

• Assurer la gestion de la facturation en adéquation avec le budget Propriété Intellectuelle (brevets & marques)
• Tenir les registres et renseigner les bases de données (dépôts brevets/marques, veille brevet, ...)
• Mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs de suivi
• Gérer les formalités administratives et garantir la qualité et la fiabilité des données (signature des documents para légaux, suivi de la rémunération des inventeurs, rédaction des courriers officiel ...)

Ce que nous recherchons ? Une personnalité avant tout !

• Issue d'une formation supérieure en Assistanat de Direction, support administratif et managérial ... (Bac +3 ou équivalent)

• Vous justifiez d'une expérience réussie d'au moins 5 ans à 8 ans dans une fonction d'Assistant(e) de Direction auprès de dirigeants ou de plusieurs directions
• Vous êtes habitué(e) à travailler dans des environnements exigeants nécessitant la gestion simultanée de priorités variées
• Excellente maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Bonne connaissance des processus administratifs et financiers
• La maîtrise de SAP est fortement appréciée
• Très bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles.
• Anglais professionnel courant (niveau B2)

Qualités personnelles

• Sens aigu de l'organisation et de l'anticipation
• Rigueur et fiabilité
• Discrétion et respect absolu de la confidentialité
• Excellente capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle
• Esprit de service et sens des priorités
• Autonomie, diplomatie et aisance relationnelle

Pour nous, le développement de vos compétences est clé pour incarner ensemble l'excellence de notre savoir-faire ! Nous vous proposons ainsi un parcours d'intégration et de formation personnalisé, au plus proche de vos besoins.

Et vous, si vous forgiez votre avenir avec Aubert & Duval ?

Rythme de travail : 37 heures 50 min par semaine (horaires variables)

Accord Télétravail
Mutuelle avec un contrat famille

Disponibilité : début janvier 2027

Localisation : Issy-les-Moulineaux (proche Paris 15ème porte de Versailles/Balard)