Consultant AMOA Ged - Ecm H/F Unitech Solutions

Le besoin

Contexte

Dans le cadre d'un projet de transformation de sa gestion documentaire, un acteur majeur du secteur des transports recherche un Consultant AMOA spécialisé en GED / ECM.

La mission consiste à réaliser un diagnostic complet de l'existant, recueillir et prioriser les besoins métiers, étudier les solutions cibles envisageables et construire plusieurs scénarios de migration documentaire.

L'objectif est de fournir au comité de pilotage une analyse structurée et objectivée permettant d'arbitrer sur une solution cible, son modèle d'internalisation et la trajectoire de transformation associée.

Missions

1. Diagnostic de l'existant

   • Cadrer l'étude : objectifs, périmètre, méthodologie, gouvernance et planning.

   • Réaliser l'état des lieux de la GED existante, de ses usages, processus et contraintes.

   • Mener des entretiens avec les différentes parties prenantes et collecter les éléments documentaires nécessaires.

   • Cartographier les processus documentaires et les outils utilisés par les différents métiers.

   • Identifier les documents, flux, acteurs, droits d'accès, règles de gestion et principaux irritants.

   • Analyser les volumes documentaires, arborescences, métadonnées, versions et historiques.

   • Étudier les modalités de reprise documentaire : export massif, récupération des documents et conservation des métadonnées, versions et historiques.

   • Analyser les workflows de création, validation, révision, diffusion, publication et archivage.

2. Recueil et analyse des besoins

   • Recueillir et analyser les besoins fonctionnels et non fonctionnels auprès des métiers.

   • Prioriser les besoins et identifier les besoins explicites et latents.

   • Prendre en compte les enjeux de sécurité, confidentialité, chiffrement des documents sensibles, traçabilité et disponibilité.

   • Intégrer les contraintes liées au RGPD et à la gestion des droits.

   • Formaliser l'expression des besoins et construire une matrice des écarts entre l'existant, les besoins et les solutions étudiées.

3. Construction et chiffrage des scénarios cibles

   • Étudier les solutions internes disponibles et évaluer leur adéquation aux besoins.

   • Construire plusieurs scénarios de cible et de migration documentaire.

   • Décrire les architectures de principe, prérequis, hypothèses et conditions de mise en oeuvre.

   • Chiffrer les différents scénarios : mise en oeuvre, migration, formation, exploitation, administration et MCO.

   • Identifier les ressources nécessaires et les principales dépendances.

   • Évaluer pour chaque scénario les avantages, limites, risques et conditions de succès.

4. Définition de la trajectoire de migration

   • Construire un planning prévisionnel pour chaque scénario.

   • Identifier les phases, jalons, prérequis, dépendances et ressources.

   • Intégrer les enjeux d'archivage et de décommissionnement de la solution existante.

   • Identifier les différents chemins de décision.

   • Réaliser une analyse comparative multicritères des scénarios.

   • Formuler une recommandation argumentée et proposer une trajectoire de migration.

   • Définir les principes de gouvernance entre les métiers et le SI ainsi qu'une procédure de gestion documentaire.

5. Pilotage et restitution

   • Définir et mettre en oeuvre la stratégie d'animation de la mission.

   • Organiser et animer les ateliers avec les parties prenantes.

   • Assurer le suivi de l'avancement et mettre en place un reporting adapté.

   • Préparer les supports de restitution.

   • Présenter les travaux et recommandations aux instances de suivi et de décision.

Livrables attendus

• Note de cadrage.

• Diagnostic complet de l'existant.

• Cartographie documentaire et des processus.

• Inventaire et priorisation des besoins.

• Matrice des écarts.

• Dossier détaillé des scénarios cibles et de migration.

• Chiffrage des différents scénarios.

• Planning de migration par scénario.

• Analyse comparative multicritères.

• Recommandation finale et trajectoire de migration.

• Principes de gouvernance et procédure de gestion documentaire.

• Supports d'ateliers, de pilotage et de comité de décision.

• Dossier final consolidé permettant de préparer la phase de transformation.