Responsable du Bureau des Affaires Générales - Cp Nantes H/F Direction de l'administration pénitentiaire - DISP RENNES

Missions et organisation du bureau des affaires générales:

• Le bureau des affaires générales assure la coordination générale des services et des sites (QCD, QSL, QMA, SAS). Il centralise et organise la réception et I expédition du courrier et organise la représentation du directeur dans différentes instances en tant que de besoin. Il assure le suivi des questions sensibles et des requêtes et courriers du directeur.
• Il est le correspondant des secrétariats des sites. Il constitue un rouage essentiel de la direction. Il comprend deux personnels administratifs.

Description du poste:

• Collaborateur direct du directeur et de son adjoint, il tient un rôle d'expert et assure le « contrôle qualité » des dossiers et des courriers soumis pour décision et signature à la direction. Ce contrôle porte sur la qualité, l'exhaustivité de la documentation des décisions, la pertinence des argumentations présentées, la détermination et le respect des échéances et de la transversalité. D'une manière générale, il doit sécuriser la direction vis-à-vis des échéances (ordres du jour, dossiers préparatoires, interlocuteurs), mais aussi face à des événements sensibles, notamment ceux susceptibles de provoquer des réactions médiatiques et sociales
• Il est l'interlocuteur privilégié du directeur pour ses différentes demandes portant notamment sur les dossiers suivis, et plus généralement les relations de travail entre la direction générale et les directions des sites.
• Il est chargé, en liaison avec les directions des sites, notamment du suivi de la préparation des dossiers présentés en comités de direction, comité de direction élargi, bilatérales et du suivi des réponses apportées par les sites
• Il assure le pilotage des dossiers particuliers confiés par le directeur
• Il participe à la réunion de bureau des affaires générales.

Compétences et qualités requises:

• Compte tenu de leurs exigences et de leurs enjeux stratégiques, et opérationnels, les fonctions de secrétaire de bureau des affaires générales doivent se concevoir et s'exercer dans une relation de totale confiance avec la direction générale, avec les qualités de loyauté et de discrétion qui s'y attachent.
• Il s ' agit d'un poste de personnels administratif, justifiant idéalement d'une expérience dans des postes diversifiés. Cette expérience doit lui permettre de justifier des qualités attendues pour ce type de poste : bonne connaissance des enjeux pluridimensionnels du secrétariat et plus généralement de l'organisation de l'administration pénitentiaire , de ses acteurs et partenaires ; discrétion ; discernement et intelligence des situations ; disponibilité ; sens des relations humaines, notamment dans l'articulation de ses compétences d'assistance de direction et des compétences des services ; excellente expression orale et écrite, sens de l'organisation.