Responsable Administratif et des Moyens Généraux H/F Ogec St Joseph Cluny Martiniqu

FICHE DE POSTE :

RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET DES MOYENS GENERAUX

Personnel et sécurité - Gestion administrative pour le personnel O.G.E.C. :

- Suivi de l'établissement des contrats de travail, des mises à jour des dossiers administratifs, de la paye, des formations, des départs en retraite, etc.
- Suivi des obligations réglementaires en matière de sécurité.
- Elimination des dangers qui peuvent avoir été signalés ou repérés, enquêtes en cas d'accident, etc.
- Liaison avec les organismes chargés de la sécurité : commission de sécurité, pompiers, police, etc.
- Suivi des contrats assurances, baux etc...

Approvisionnement de matériels, biens et services :

- Gestion de la fonction « achat », appels d'offre, commandes, réception, vérification des factures, dans le cadre de procédures précises.
- Gestion des stocks par optimisation des livraisons, par des marchés contractuels.
- Suivi des consommations d'énergie et de fluides.
- Gestion des fonctions externalisées.

Travaux et maintenance (Cluny, Lamartine, Sainte-Luce) :

- Suivi des travaux neufs, de l'entretien des bâtiments comme de la maintenance des matériels.
- Choix de ce qui sera assuré par les compétences de l'équipe interne d'entretien en optimisant l'emploi de ses moyens propres et de ce qui sera confié à des entreprises extérieures, choisies éventuellement après un appel d'offre et signature de contrats annuels.
- Suivi des chantiers, réception des travaux, vérification des factures.
- Responsabilité de la tenue à jour de l'inventaire des matériels et des immobilisations.

Responsabilité de management :

- Pour l'exécution de ses missions, elle est le responsable hiérarchique direct des personnels, assurant l'entretien.

Vie scolaire :

- Suivi et mise en place des inscriptions élèves.
- Remontées au rectorat des fichiers élèves et des structures classes.
- Référent Charlemagne module vie scolaire.
- Supervision de l'édition des cartes du snack, des élèves externes et du personnel.

Mobilité géographique du personnel :

- Optimisation des coûts de voyages : hôtel, avion...

Mise en place de procédures de suivi des dépenses :

- Tableaux de bord, bilan d'étape d'exécution du budget pédagogique.

Elaboration et suivi du plan de formation :

- Constitution et Suivi des dossiers AKTO
- Recherche et mise en concurrence des organismes de formation

Suivi comptabilité (voyages, travaux, caisse, bourse)

- Contrôler le paiement des familles pour les voyages.
- Contrôler les devis et factures des travaux.
- Rapprochement de la caisse une fois par mois.
- Gestion des bourses des élèves (ventilation)

Subventions

- Contrôle et suivi des subventions (mairie, CTM, état, fonds européens).

De formation supérieure en gestion, administration ou management, vous justifiez d'une expérience significative dans la gestion administrative et des moyens généraux.

Rigoureux(se), organisé(e) et autonome, vous savez gérer les priorités, coordonner une équipe et assurer le suivi des budgets, achats, travaux et prestataires.

Votre sens des responsabilités, votre réactivité, votre discrétion et votre capacité à être force de proposition seront des atouts pour réussir dans ce poste.

Notre établissement situé au 22 route de Cluny à FORT DE FRANCE, est un établissement privé sous contrat qui accueille élèves et familles au sein d'une communauté éducative structurée et dynamique.

Avec une organisation regroupant des équipes enseignantes, éducatives, administratives et de services, l'établissement s'appuie sur des fonctions supports essentielles à son bon fonctionnement et à la qualité de son environnement de travail.

Rejoindre notre établissement, c'est intégrer une structure à taille humaine, porteuse de valeurs, où l'autonomie, la rigueur, le sens de l'organisation et les qualités relationnelles sont pleinement valorisés.