Assistante de Direction Générale - Affaires Générales H/F Centre Eugène Marquis

Au sein de la Direction Générale du Centre, l'assistante de la Direction Générale et des affaires générales assiste les directeurs dans leurs missions rattachées à la Direction Générale.

MISSIONS :

Mission 1 : Administration de la Direction Générale

· Planifier le comité de direction, et les réunions des cadres :
- Compléter l'ordre du jour en lien avec l'assistante de la direction générale « Stratégie » et assurer la logistique des réunions

· Préparer les réunions de la Commission Des Usagers (CDU) en lien avec la Direction qualité, risques et évaluation et en assurer le compte rendu
· Réaliser le rapport d'activité de la CDU en lien avec la Direction qualité, risques et évaluation.

· Assurer le suivi des relevés de décision

Mission 2 : Relations administratives avec le patient

· Enregistrer et vérifier la complétude des demandes d'accès au dossier médical en respectant la procédure mise en place et les relayer aux archives

· Prendre en charge les demandes et réclamations des patients vis-à-vis du Centre

· Accueillir les patients et leurs proches dans le cadre de demandes pouvant nécessiter l'intervention du médiateur ou du directeur

· Répondre en officialisant la position du Centre, assurer le suivi des dossiers de médiation

Mission 3 : Suivi du contentieux

· Enregistrer les dossiers de contentieux et en assurer le suivi

Mission 4 : Suivi des dossiers d'autorisation

· Gérer et suivre les dossiers d'autorisations d'activités en lien avec l'Assistante de Direction Générale - Stratégie

Mission 5 : Accueil des donateurs et legs

· Informer les particuliers sur les démarches

· Accueillir les donateurs

· Instruire et suivre les legs en lien avec la Direction des Affaires Générales et la Direction du Patrimoine : lien avec les notaires, préparation des délibérations pour le Conseil d'Administration.

Mission 6 : Contribuer à l'organisation des concours de recrutement des médecins spécialistes
· Assurer l'organisation des concours en respectant la procédure en place
· Gérer la logistique (salle, visioconférence...)
· Accueillir le candidat et les membres du jury

Mission 7 : Activités indispensables au fonctionnement du secrétariat de Direction
· Assurer l'accueil physique et téléphonique
· Traiter le courrier
· Assurer la mise en forme des divers supports (courriers, comptes rendus, présentations, notes de service à diffuser ....)
· Gérer les agendas des directeurs (DGl, DGA, Directeur des Affaires Générales, des Coopérations et des Projets)
· Renseigner le planning RH du Directeur Général (logiciel GTA)
· Gérer la boîte mail « secrétariat de la direction »
· Veiller au respect des échéances
· Assurer la logistique des réunions
· Organiser et réserver les déplacements des directeurs
· Gérer les réservations des salles de réunion et des voitures
· Assurer le suivi des enquêtes
· Suivre les astreintes administratives

· Mettre à jour les annuaires auprès des organismes

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