Directeur - Directrice de Site Adjoint - Adjointe - Newton Offices Lyon Vaise H/F Newton Offices

En rejoignant Newton Offices, vous contribuez à une vision ambitieuse : celle d'un environnement de travail innovant et d'une entreprise qui valorise l'économie régionale tout en cultivant un esprit d'équipe et d'unité. Prenez part à une aventure où chaque individu a un rôle essentiel dans le déploiement de notre mission.

Principales missions et responsabilités

Le/La Directeur/Directrice de Site Adjointe, DSA, a pour mission de maximiser la satisfaction client sur son site et d'épauler le/la Directeur/Directrice de Site Multisite (DSM) à la fois en gérant directement l'équipe de Chargés de relation client du site, et en appui sur le développement commercial.

Il/Elle s'assure de la mise en place et de la gestion qualitative des standards opérationnels sur le long terme au service des clients. Le/La DSA est un véritable bras droit pour le/la Directeur/Directrice de Site Multisites (DSM) et se positionne comme le relais du siège sur les sujets d'excellence opérationnelle, et de guest experience.

Il/Elle est responsable que son site respecte toujours les plus hauts standards opérationnels afin d'offrir une expérience haut-de-gamme à nos clients, et d'assurer des relations continues et d'excellente qualité avec les résidents, fournisseurs et property manager de son site.

Le/La DSA anime l'équipe de relation clients du site en charge de la parfaite tenue du site et de la parfaite connaissance des besoins des clients en tout temps, afin de leur proposer à tout moment les services Newton Offices les plus pertinents pour leurs besoins et ainsi maximiser leur satisfaction.

Il/Elle est également le relais du/de la DSM sur les sujets de commercialisation, et participe activement à l'objectif global d'un taux d'occupation de son site toujours au plus près des 100% et une profitabilité maximale.

Enfin, le/la DSA doit être en mesure de prendre le relais de son DSM lorsque celui-ci est absent.

Mission Opérations - Service Client

• Assurer la mise en place opérationnelle lors des ouvertures et fermetures du site et le contrôle de sa bonne tenue tout au long de la journée

• Organiser le planning de l'équipe opérationnelle

• Organiser et accompagner la gestion de la relation client au quotidien - en particulier s'assurer que chaque demande client soit suivie et solutionnée

• Délivrer des services 5* aux clients Résidents et Nomades

• Savoir anticiper les besoins des clients et leur proposer des services adaptés à leurs spécificités, même au-delà des services initiaux auxquels le client a souscrit (upsell)

• Assurer la mesure et le suivi de la satisfaction des clients, participer aux instances avec le siège de suivi de la satisfaction et informer/échanger avec son/sa DSM sur les sujets majeurs de satisfaction client sur son site

• Définir avec le/la DSM une stratégie de gestion des événements sur site afin d'augmenter la notoriété territoriale de Newton Offices, animer nos résidents et attirer clients résidents et nomades, prospects, écosystème direct, représentants institutionnels, clubs d'affaire

• Gérer, en étroite collaboration avec la direction du site, la facturation mensuelle, les retards de paiements, les impayés facturation clients et le recouvrement, mise en place des contrats clients, assurer la restitution des dépôts de garantie, assurer les états des lieux entrants et sortants si le/la DSM le demande, etc.

• Être le point de contact privilégié du siège pour la gestion de réservations de salles de réunions par des clients nomades : confirmer en amont le nombre de personnes attendues, les prestations, les besoins opérationnels, impacts sur les plannings...

• S'assurer que le process d'arrivée client est appliqué

Mission - Participation au développement commercial

• Faire connaître l'offre salles de réunion sur son territoire et dans son écosystème local.

• Assurer des visites prospects de site en relais et en soutien du/de la DSM avec de potentiels clients, être en mesure de préparer et présenter une offre commerciale.

• Assurer des visites de bureaux avec les clients pour un besoin de bureaux différents en relais et en soutien de la DSM, être en mesure de préparer et présenter une offre commerciale.

• Être responsable de A à Z de l'offre de coworking sur son site (de la réception du prospect à l'édition du contrat et à la gestion de l'arrivée du client).

• Aller de manière proactive à la rencontre des clients du site pour anticiper les renouvellements des contrats sur son site, faire le lien avec le/la DSM pour les renouvellements complexes.

• Être en mesure de proposer une offre et de la présenter

Mission - Management

• Créer et fédérer une équipe soudée où la bonne humeur, l'enthousiasme et le service client sont des valeurs essentielles au service de l'expérience client.

• Identifier et développer son équipe, être moteur dans l'évolution des compétences individuelles et collectives.

• En lien direct avec son manager et le support du département des ressources humaines du siège, assurer la gestion et coordination de l'équipe : congés, planning et plan de formation individuel et équipe.

• En lien direct son manager et le support du département ressources humaines du siège, participer au recrutement.

• En lien avec son manager, savoir définir, communiquer et évaluer des objectifs individuels et collectifs en accord avec la stratégie commerciale et opérationnelle Newton Offices, faire le suivi du développement de ses équipes notamment lors des entretiens trimestriels / semestriels conduits en collaboration avec le/la DSM.

• Assurer le management, en favorisant le dialogue, et la motivation au quotidien de l'équipe.

• Manage l'équipe afin que tous les collaborateurs soient responsables de la tenue exemplaire du site pour une expérience client irréprochable.

Mission - Qualité

• Être garant(e) de la bonne exécution des process Opérations & Qualité par toutes et tous et être force de proposition pour faire évoluer ces process.

• Réaliser des contrôles qualité et apporter les actions correctives avec les services concernés.

• Planifier et coordonner des travaux d'entretien du site pour maintien aux standards opérationnels et qualité.

• Gérer les achats avec le/la DSM, en accord avec les budgets, coordination de la réalisation des contrats de prestations de services et suivi du bon déroulement des interventions de prestataires.

• Gérer les déclarations obligatoires auprès des différents organismes.

• Le/La Directeur/Directrice de Site Adjoint rapport au / à la Directeur / Directrice de Site Multisite.