Assistant Services à la Population - Commune de Ploumilliau H/F Communes
- Ploumilliau - 22
- Fonctionnaire
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
À noter sur ce job
Ce poste comporte des spécificités à connaître avant de postuler.
- Travail les samedis
Détail du poste
Agent en charge de l'accueil, service à la population, agence postale communale - gestion de l'Etat civil, des locations des salles communales, de la comptabilité de la caisse des écoles
Remplacement partiel d'un agent en retraite progressive à compter du 1er janvier 2027
Rattachement hiérarchique : Sous l'autorité territoriale, la Secrétaire Générale de Mairie
Relations fonctionnelles : contact direct avec le public, relations avec les services de l'Etat et des administrations locales.
Temps non complet : 28 heures/semaine - Travail les samedis - Repos le mercredi toute la journée et le vendredi matin
1. Accueil physique et téléphonique du public
- Accueillir le public, identifier la demande, reformuler et orienter vers les services ou personnes compétents
- Prendre des messages, gérer les appels téléphoniques, mettre en relation les correspondants et gérer le standard téléphonique
- Suivre et gérer un planning de réservation (salles, rendez-vous, réunions...)
- Gestion et traitement des mails
2. Instruction des formalités administratives et État Civil
- Réceptionner les déclarations (naissances, décès), contrôler et rédiger les actes correspondants
- Instruire et préparer les dossiers de mariage, de PACS
- Assurer la tenue administrative des registres d'état civil et rédiger les mentions
- Préparer sur le plan administratif les cérémonies commémoratives, les mariages, les PACS, les baptêmes civils, les manifestations
- Instruire d'autres formalités administratives (attestation d'accueil, débit de Boissons, attestations et autorisations diverses)
3. Gestion administrative et comptable de la caisse des écoles
- Réceptionner, traiter les dossiers d'inscription scolaires et périscolaires
- Titrer les frais de garderie et cantine
- Mandater les dépenses
Missions secondaires : gérer l'agence postale communale en binôme
Le profil recherché
Expérience en état-civil obligatoire
- Savoirs et Formations requis
- Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement interne d'une commune ainsi que des partenaires extérieurs
- Maîtrise des règles de rédaction et de délivrance des actes d'état civil, ainsi que du cadre réglementaire associé (nom de famille, droit des étrangers, etc.)
- Maîtrise des procédures relatives aux formalités administratives (mariage, PACS, décès ) et à la tenue des registres
Savoir-faire techniques
- Maîtrise du standard téléphonique, d'Internet, des outils de bureautique et du logiciel Berger Levrault,
- Bonne connaissance des technologies de l'information et de la communication.
- Techniques rédactionnelles administratives, de secrétariat (prise de notes, classement) et de recherche d'information
- Maîtrise des techniques de communication, d'accueil et de médiation
- Aptitude à gérer la polyvalence, à prioriser les tâches et à respecter rigoureusement les délais réglementaires .
Savoir-être (Qualités requises)
- Sens aigu du service public : Respect strict de la déontologie et de la discrétion professionnelle
- Aisance relationnelle : Excellente capacité d'écoute, de compréhension, de reformulation
- Organisation et rigueur : Sens de l'organisation, réactivité, faculté d'adaptation et bon sens
Publiée le 17/09/2026 - Réf : O022260914001276
