Assistant de Direction H/F Service Public

Activités principales

• Pilotage stratégique et appui opérationnel à la direction

Assurer le secrétariat particulier du directeur et de la directrice déléguée en veillant à l'optimisation de leur quotidien.
Apporter un appui stratégique et opérationnel continu, indispensable au pilotage global et à la prise de décision de la structure.
Coordonner l'organisation et le suivi de l'activité de la direction, incluant la gestion prospective d'agendas complexes à fortes contraintes.
Planifier et organiser les réunions institutionnelles et les comités de direction (gouvernance, logistique, convocations).
Rédiger les comptes-rendus, relevés de décisions et notes de synthèse issue des instances de gouvernance.
Assurer le suivi des décisions arbitrées par la direction et veiller à la sécurisation juridique et réglementaire des procédures administratives.
Assurer le suivi du plan de formation de la structure en lien avec la direction
Gestion des commandes et des stocks des fournitures de la DEETS

• Interface relationnelle et coordination institutionnelle

Garantir l'interface de haut niveau entre la direction, les chefs de pôles, la Préfecture, le Secrétariat Général Commun (SGC) et l'ensemble des partenaires institutionnels.
Fluidifier la circulation de l'information et optimiser la coordination des actions entre les différents services et l'environnement externe.
Assurer l'accueil physique et téléphonique de premier niveau des autorités, partenaires et usagers

• Gestion des flux d'information, des courriers et du secrétariat technique

Gérer et optimiser les boîtes de messagerie institutionnelle de la direction.
Assurer le traitement et le suivi rigoureux du courrier « arrivée » et « départ », en portant une attention critique aux flux émanant de ou destinés à la Préfecture et au SGC.
Identifier, signaler et orienter en urgence les dossiers, signalements ou sollicitations prioritaires vers les interlocuteurs appropriés.
Prendre en charge le traitement et le suivi de dossiers sensibles requérant une confidentialité absolue.
Assurer la publication officielle des actes administratifs au Recueil des Actes Administratifs (RAA) dans le respect des obligations légales.
Réaliser la frappe, la mise en forme textuelle et la relecture critique des correspondances, notes, rapports et documents officiels de la direction.
Piloter le classement, l'indexation et l'archivage physique et numérique des dossiers administratifs de la direction pour en garantir la traçabilité.