Assistant Administratif - Assistante Administrative des Collectiv H/F Centre Departemental de Gestion de la Fo

Accueil du public

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés

- Renseigner, orienter et informer le public

- Identifier les demandes et orienter les usagers vers les interlocuteurs compétents

Comptabilité

- Assurer la saisie et le suivi des opérations comptables

- Préparer et suivre les mandats et titres

- Contrôler et classer les pièces comptables

- Assurer le suivi des factures et des paiements

- Participer au suivi budgétaire de la commune

Urbanisme

- Accueillir et renseigner les usagers sur les démarches d'urbanisme (information de premier niveau)

- Réceptionner, enregistrer et assurer le suivi administratif des demandes d'autorisations d'urbanisme

- Préparer les dossiers et assurer leur transmission aux services compétents de la Communauté de communes du Carmausin-Ségala.

État civil

- Établir les actes d'état civil conformément à la réglementation

- Délivrer les copies et extraits d'actes

- Tenir et mettre à jour les registres d'état civil

- Assurer les formalités administratives liées à l'état civil

Gestion administrative

- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant

- Rédiger les courriers, notes et documents administratifs

- Assurer le classement, l'archivage et la gestion documentaire

- Organiser et assurer le suivi administratif des dossiers

- Apporter un appui administratif au Maire et aux élus

Élections

- Assurer la gestion des listes électorales

- Participer à l'organisation matérielle et administrative des scrutins

- Préparer les opérations électorales et contribuer au bon déroulement des bureaux de vote

- Assurer le suivi administratif des opérations post-électorales

Missions liées au SIVU du Viaur

- Assurer le suivi administratif du SIVU

- Formation de niveau Bac minimum.

- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement administratif.

- Connaissance appréciée de la réglementation relative à l'état civil, à l'urbanisme et aux élections.

- Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, messagerie électronique) ainsi que des logiciels métiers, notamment Berger Levrault.

- Respect des obligations liées à la discrétion professionnelle, au secret professionnel et au devoir de réserve.

- Rigueur, sens de l'organisation et méthode dans la gestion des missions confiées.

- Capacité à planifier son activité, à hiérarchiser les priorités et à respecter les délais.

- Aisance relationnelle, sens de l'écoute, patience et diplomatie dans l'accueil et les échanges avec les usagers et les partenaires.

- Autonomie, esprit d'initiative et aptitude au travail en équipe.

- Disponibilité, adaptabilité et réactivité face aux contraintes du service public.