Assistant·e Vice-Président - Assistant·e de Direction H/F DEPARTEMENT DE SEINE ET MARNE

Missions du poste :
Assistance permanente aux Vice-présidents en terme d'organisation et de planification de leurs emplois du temps, suivi de leurs dossiers. Organisation, information, accueil et classement.
Activités principales :
. Contact direct et échanges permanents avec les Elus (mails, sms, téléphone)
. Accueil physique des personnes qui viennent en réunion ou en rendez-vous
. Gestion des appels téléphoniques (renseignements des administrés, relais vers l'interlocuteur compétent si nécessaire,
filtrage et transcription des messages aux Elus)
. Gestion et optimisation d'agendas complexes en fonction des priorités, des urgences en parallèle des agendas
professionnels des Elus
. Gestion et suivi des courriers « arrivée/départ » via Elise, des notes, mails (externes et internes)
. Contrôle et suivi des parapheurs avant présentation à la signature des Vice-présidents
. Traitement des invitations nominatives aux réunions internes et externes, aux manifestations
. Traitement des représentations du Président via l'application « Convocations/Invitations »
. Organisation de réunions et rendez-vous internes et externes
. Si nécessaire, demande d'éléments de langage relatifs aux réunions, convocations et manifestations
. Rédaction et élaboration de divers documents (courriers, mails, notes, tableaux par communes pour chaque canton...)
. Suivi des délégations (participations/représentations aux CA et désignations diverses)
. Organisation logistique des déplacements
. Lien avec le service Presse
. Préparation des dossiers de travail avec la sortie des rapports pour les Commissions Permanentes et Séances via l'application ACTE77 (ainsi que pour le conseiller VP de commission) + prise de rendez-vous pour l'examen des rapports
Activités secondaires :
. Gestion des voeux par cantons pour les élus et leur binôme
. Gestion des demandes spécifiques des Elus
. Elaboration des états de frais de déplacements dans l'application dédiée
. Classement et archivage des dossiers
. Demandes de lots pour les associations qui le demandent
. Appui logistique et bureautique
. Recherche de documentations et d'informations diverses
. Continuité de service en cas d'absence des collègues (congés, formation ou maladie)

Le poste est ouvert aux titulaires et aux contractuels.
Une expérience solide en assistanat de direction serait appréciée.
- Titres restaurant, participation aux frais de mutuelle et régime de prévoyance obligatoire- RTT (sur la base de 39 heures hebdomadaires)- Gare de Melun à proximité (à 25 min de Paris gare de Lyon)
- Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels- Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des personnes en situation de handicap.