Gestionnaire Administratif Pôle Ressources H/F Mairie Fontaine

SERVICE

Le pôle Ressources apporte un soutien organisationnel, administratif et logistique aux cadres du secteur. En fonctionnement transversal, il garantit la continuité du service et gère la suppléance des absences selon le cadre fixé par la collectivité.
Interlocuteur privilégié des agents, le pôle assure la gestion de leurs dossiers RH (recrutements, absences, remplacements) en lien direct avec la direction des Ressources Humaines.
Grâce à une forte autonomie, l'équipe s'adapte aux urgences et à la charge de travail tout en s'inscrivant dans une démarche d'amélioration continue des pratiques.
Dans ce cadre, l'agent administratif exerce des missions polyvalentes au service du pôle et des différents services du secteur.
L'agent administratif assure des missions en transversalité de types administratives et organisationnelles. Il doit répondre aux besoins des responsables de services, de pôle et du secteur.

MISSIONS

1. Missions principales : mettre en oeuvre les remplacements nécessaires au bon fonctionnement des services

- Organiser les remplacements quotidiens par les agents affectés au pool pour faire face aux absences tout en respectant les taux d'encadrement réglementaire et le cadrage en priorisant les remplacements, effectuer le suivi quotidien
- Anticiper les remplacements, renforts et prolongation en lien avec les absences et reprises de travail programmées
- Assurer le suivi des dysfonctionnements et proposer des améliorations
- Participer à l'évaluation des besoins en remplacement

2. Participer et assurer le suivi administratif

- Tenir à jour au quotidien l'état des présences, des absences et des remplacements du personnel en utilisant les outils mis à disposition ou en en développant de nouveaux.
- Suivre les contrats des agents et alerter 3 mois avant la fin du CDD.
- Assurer un veille active en terme de départ à la retraite et congés maternité afin de pouvoir anticiper le remplacement.
- Contribuer activement à la circulation des candidatures spontanées entre le service RH et les cadres des services du secteur.
- Rédiger tous travaux administratifs (compte rendus, synthèse, notes, courriers), les mettre en forme et créer des présentations.
- Préparer, suivre et classer des délibérations et actes administratifs associés en assurant les liens utiles avec les services concernés.
- Intégrer les priorités du secteur dans la gestion quotidienne des activités du pôle.
- Préparer des suivis de données chiffrées et présentations (tableau, graphique, etc.).

3. Participer à la gestion des conséquences pour les services des mouvements de grève en collaboration avec les coordinateurs des services concernés
- Recenser le personnel gréviste.
- Compléter les tableaux de suivi des personnels grévistes afin d'aider à la décision de fermeture.
- Procéder aux affectations/ changements de lieux de travail des agents pour permettre la continuité de service tout en respectant le principe de grève en appliquant la procédure mise en place.
- Assurer le lien avec le service RH.


PROFIL ET COMPÉTENCES
- Connaissances du domaine de l'Éducation
- Connaissances des actes administratifs d'une collectivité territoriale
- Savoir s'adapter aux délais contraints et à une variation de la charge de travail
- Savoir gérer des priorités
- Maîtriser les règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Maîtriser les outils bureautiques, les tableaux croisés dynamiques, le publipostage
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Bon relationnel, capacité d'écoute et de dialogue
- Autonomie dans le cadre d'un travail en équipe
- Rigueur et méthode

CONDITIONS DE RECRUTEMENT
- Poste en remplacement d'un an sur le cadre d'emplois des rédacteurs (B) ouvert contractuels, ou au détachement pour les autres fonctions publiques.