Assistant Administratif H/F Lvinox

ASSISTANT ADMINISTRATIF - ACHATS & CHANTIERS H/F

Dans le cadre du développement de notre activité, nous recherchons un Assistant Administratif - Achats & Chantiers h/f afin d'assurer le suivi administratif et opérationnel des achats nécessaires à plusieurs chantiers situés en France et a l'étranger.

Véritable lien entre les équipes de chantier, les fournisseurs et la direction, vous serez en charge de suivre les commandes, les livraisons, les factures et l'archivage des documents liés aux différents projets.

Vos principales missions

# Gestion des commandes :
* Réceptionner les demandes de matériel provenant des différents chantiers.
* Passer et suivre les commandes auprès des fournisseurs.
* Gérer les commandes de gaz, machines, outillage, matériel et consommables.
* Comparer les offres et demander des devis lorsque nécessaire.
* Vérifier les références, quantités, prix et délais de livraison.
* Suivre les commandes jusqu'à leur réception sur le chantier.
* Relancer les fournisseurs en cas de retard ou de problème.
* Coordonner les livraisons avec les responsables de chantier.

# Suivi des machines et équipements :
* Organiser les locations de machines et équipements nécessaires aux chantiers.
* Suivre les dates de livraison, de retour et de prolongation des locations.
* Contrôler les documents liés aux machines : contrats, assurances, fiches techniques, bons de livraison, etc.
* Assurer le suivi administratif des équipements présents sur les différents chantiers.

# Gestion administrative et facturation :
* Réceptionner et contrôler les factures fournisseurs.
* Vérifier la concordance entre commande, bon de livraison et facture.
* Identifier les éventuelles erreurs de facturation et demander les corrections nécessaires.
* Affecter les achats aux bons chantiers.
* Assurer le suivi des dépenses par chantier.
* Préparer les éléments nécessaires à la comptabilité.
* Suivre les avoirs et régularisations fournisseurs.

# Archivage et suivi documentaire :
* Classer et archiver les commandes, devis, bons de livraison, factures et documents fournisseurs.
* Maintenir une organisation administrative claire pour chaque chantier.
* Assurer la traçabilité des achats et des documents.
* Mettre à jour les tableaux de suivi et les fichiers administratifs.

# Coordination internationale :
Vous serez amené(e) à travailler avec des fournisseurs et des équipes situés en France et a l'étranger.
Une bonne capacité à communiquer en français et en anglais est donc importante. La maîtrise de l'italien et/ou du portugais serait un vrai plus.

# Profil recherché :
* Organisé, rigoureux et méthodique.
* À l'aise avec la gestion de plusieurs dossiers simultanément.
* Réactif et capable de gérer les urgences.
* Ayant le sens des priorités.
* À l'aise avec les outils informatiques et Excel.
* Ayant une bonne capacité de communication avec les fournisseurs et les équipes de chantier.
* Sachant travailler de manière autonome tout en gardant un bon esprit d'équipe.

Une première expérience en administration, achats, gestion de commandes, logistique ou dans le secteur du BTP/industriel serait appréciée.

Vous êtes une personne qui aime que les choses soient bien suivies, que les documents soient correctement classés et que les commandes arrivent au bon endroit et au bon moment ? Ce poste est fait pour vous.