Assistant Transaction et Administrative en Immobilier H/F R.Chayla Immobilier-Nestenn Carcassonne

FICHE DE POSTE
Assistante de transaction en agence immobilière
1. Gestion administrative des dossiers de vente
- Création et constitution des dossiers de vente.
- Collecte, vérification et classement des pièces administratives nécessaires aux dossiers.
- Mise à jour et suivi des dossiers vendeurs et acquéreurs.
- Préparation et suivi des documents liés aux mandats, avenants et dossiers de vente.
- Vérification de la complétude des dossiers et relance des clients lorsque nécessaire.
- Classement et archivage des documents physiques et numériques.
- Mise à jour des différents tableaux et outils de suivi de l'activité.
2. Suivi des dossiers de vente
- Suivi administratif des ventes de la prise de mandat jusqu'à la signature définitive.
- Coordination des différentes étapes du dossier avec les conseillers immobiliers, clients, notaires, diagnostiqueurs et différents intervenants.
- Suivi des signatures et des échéances.
- Relance des différents interlocuteurs afin de garantir le bon avancement des dossiers.
- Préparation et transmission des documents nécessaires aux notaires.
- Suivi des compromis, actes authentiques et éléments nécessaires à la finalisation des ventes.
- Gestion et suivi des clés des biens.
- Mise à jour régulière des dossiers et des outils de suivi.
3. Accueil et relation clientèle
- Accueil physique de la clientèle au sein de l'agence.
- Accueil et gestion des appels téléphoniques.
- Identification des demandes et orientation vers le conseiller ou le service concerné.
- Prise et transmission des messages.
- Réponse aux demandes administratives courantes des clients.

4. Missions comptables
Saisie et suivi de la comptabilité de l'agence
- Saisie des écritures comptables de l'agence dans le logiciel EBP.
- Enregistrement et classement des factures fournisseurs.
- Saisie et suivi des opérations bancaires.
- Enregistrement des différentes opérations comptables courantes.
- Contrôle et rapprochement des éléments comptables.
- Préparation des éléments comptables destinés au cabinet comptable.
- Suivi administratif des factures et des règlements.
Facturation
- Création des factures de vente dans EBP.
- Émission et transmission des factures aux clients ou organismes concernés.
- Suivi des factures émises et des règlements.
- Classement et archivage des pièces comptables.
6. Missions Ressources Humaines
- Collecte mensuelle des variables de paie auprès des salariés.
- Vérification des éléments transmis.
- Saisie et transmission des variables de paie à la comptabilité via le logiciel MySilae.
- Suivi administratif des absences, congés et autres éléments nécessaires à l'établissement de la paie.
- Transmission des informations nécessaires au cabinet comptable
- Suivi administratif des dossiers du personnel.
- Classement et archivage des documents relatifs aux salariés.
- Participation au suivi des formations et obligations administratives du personnel.
7. Outils utilisés
- EBP : comptabilité, saisie des écritures et facturation.
- MySilae : transmission et gestion des éléments variables de paie.
- Logiciels et outils métiers de transaction immobilière.
- Messagerie électronique et outils bureautiques.
- Plateformes administratives et professionnelles utilisées dans le cadre de l'activité immobilière.

Compétences et qualités
- Maîtrise du suivi administratif des dossiers de transaction.
- Bonne connaissance des procédures immobilières et du suivi des ventes.
- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels professionnels (EBP, MySilae).
- Compétences en comptabilité, facturation et gestion administrative du personnel.
- Organisation, rigueur, autonomie et réactivité.
- Sens du service, aisance relationnelle et discrétion.
- Capacité à gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément.
- Polyvalence, adaptabilité et esprit d'équipe.
Relations professionnelles
En interne : direction, conseillers immobiliers et salarié