Assistant de Direction H/F Phoenix job

Missions et responsabilités :

• Travailler en étroite collaboration avec le CIO afin de l'assister dans toutes les facettes de son activité quotidienne.
• Gérer son agenda : planification des réunions, rendez-vous, déplacements professionnels (nationaux et internationaux), en faisant preuve de discernement dans la gestion des priorités.
• Servir d'interface entre le CIO, les équipes métiers, les équipes informatiques ainsi que les partenaires informatiques externes. Cela comprend l'accueil des visiteurs, le filtrage des appels téléphoniques, la prise de messages, les réponses aux demandes avec tact et diplomatie, et l'orientation des interlocuteurs vers les personnes compétentes.
• Coordonner le travail avec les autres membres de l'équipe informatique et contribuer à la bonne collaboration entre les différents services.
• Piloter la newsletter informatique mondiale (Global IT Newsletter) : coordonner, suivre et communiquer les principales actualités informatiques (projets et programmes gérés par la Direction des Systèmes d'Information et le Bureau de Gestion de Projets).
• Être le principal point de contact entre le bureau du CIO et les comités d'experts informatiques mondiaux, en coordonnant leurs activités et en assurant le soutien administratif des réunions de gouvernance.
• Aider le CIO à préparer des présentations et des documents de réflexion (« white papers ») destinés à des publics internes et externes.
• Identifier les dossiers prioritaires nécessitant l'attention du CIO et, selon les cas, les traiter directement ou les déléguer aux équipes concernées.
• Informer régulièrement le CIO des sujets urgents et veiller à leur suivi.
• Réaliser diverses tâches administratives de soutien.
• Gérer les impressions, fax, courriers, photocopies, archivages et courriels.
• Trier et traiter le courrier, gérer les répertoires d'adresses électroniques.
• Rédiger et préparer les courriers courants soumis à la signature du CIO.
• Organiser les réunions du département et préparer les ordres du jour ainsi que les documents associés.
• Mettre en forme des documents, rapports, tableaux et graphiques, puis en assurer la diffusion.
• Préparer, contrôler et transmettre les notes de frais.
• Assurer la gestion des archives papier et numériques.
• Garantir la confidentialité des informations sensibles.
• Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger les premiers comptes rendus.
• Réaliser différents projets ponctuels : présentations PowerPoint, tableaux financiers, rapports spécifiques et documents de réunion.
• Exécuter toute autre mission confiée selon les besoins, notamment en soutien à d'autres départements ou membres de la direction.
• Assurer un rôle de délégation dans le processus d'achats informatiques (IT Purchasing Process) et/ou dans les procédures de départ des collaborateurs (HR Leaver Process).