Assistant de Direction - Office Manager H/F UBLO

Vos missions

Poste polyvalent, en relation directe avec la direction, vous prenez en charge avec une forte autonomie le fonctionnement administratif quotidien de l'entreprise.

Assistanat de direction & Office Management

- Assistance quotidienne de la direction ;
- Organisation des déplacements professionnels des techniciens : transports, hôtels, véhicules, taxis et gestion des imprévus ;
- Préparation et suivi de dossiers administratifs ;
- Accueil des clients, fournisseurs et visiteurs ;
- Gestion des fournitures, consommables et besoins généraux des bureaux ;
- Organisation de réunions et événements internes ;
- Gestion des prestataires, contrats, abonnements et assurances ;
- Veille au bon fonctionnement quotidien des locaux et des moyens mis à disposition des équipes.

Administration du personnel et paie

En lien avec notre cabinet comptable :

- Collecte et transmission mensuelle des éléments variables de paie ;
- Suivi des absences, congés, déplacements et éléments nécessaires à l'établissement des paies ;
- Suivi administratif des dossiers salariés ;
- Coordination avec la médecine du travail, mutuelle, prévoyance, organismes de formation, etc.

Les bulletins de paie sont établis par notre cabinet comptable.

Suivi comptable et financier

- Suivi des factures clients, règlements et relances ;
- Réception, contrôle et suivi des factures fournisseurs ;
- Préparation des ordres de paiement pour validation par la direction ;
- Suivi des notes de frais, cartes bancaires et justificatifs ;
- Transmission et classement des pièces comptables ;
- Interface avec le cabinet comptable pour l'ensemble des éléments administratifs et comptables ;
- Participation au suivi de trésorerie et aux tableaux de bord administratifs.

Profil recherché

Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse, polyvalente et très autonome, capable de prendre en charge ses sujets, d'anticiper les besoins et de faire avancer les dossiers de manière proactive.

Vous êtes à l'aise avec la gestion simultanée de sujets variés, savez gérer les priorités et les imprévus et faites preuve de discrétion et de fiabilité.

Une expérience en PME sur un poste mêlant assistanat de direction, office management, administration du personnel et suivi comptable est particulièrement appréciée.

La maîtrise des outils bureautiques et numériques est indispensable. Un bon niveau d'anglais professionnel constitue un atout.

Pourquoi rejoindre Ublo ?

Vous rejoindrez une PME industrielle innovante en plein développement, avec une équipe à taille humaine et des projets en France et à l'international.

Vous occuperez un poste central dans l'organisation, avec une forte autonomie, une relation directe avec la direction et un périmètre de responsabilités varié.

Ublo Packaging Technology est une entreprise industrielle innovante spécialisée dans le développement de solutions de packaging et de machines industrielles.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction / Office Manager capable de prendre en charge, avec une forte autonomie, l'organisation administrative et le fonctionnement quotidien de l'entreprise.

Vous travaillerez en relation directe avec la direction et serez un point de coordination central entre les équipes internes, les clients, les fournisseurs et nos partenaires externes.