Agent de Gestion Administrative - Saint Pierre H/F Communes

Assure la gestion administrative du service Culture-Patrimoine-Tourisme et assiste la responsable dans l'organisation, la préparation et le suivi des activités. Responsable du suivi administratif des visites guidées, des escales de croisière, de la coordination logistique des événements culturels et de la communication numérique du service.

ACCUEILLE LE PUBLIC
- Accueil le public en présentiel
- Reçoit, filtre et réoriente les appels téléphoniques du service

GESTION ADMINISTRATIVE
- Assurer le traitement administratif courant du service
- Rédiger et mettre en forme courriers, comptes rendus et dossiers
- Organiser les réunions, agendas et échéances
- Assurer le suivi des dossiers et les relances nécessaires
- Classer, archiver et garantir la bonne circulation de l'information

ORGANISATION DES VISITES GUIDEES
- Planifier et actualiser le calendrier des visites guidées
- Gérer les réservations et les inscriptions des groupes
- Coordonner les guides-conférenciers et transmettre les informations pratiques
- Gérer les modifications, annulations et imprévus
- Produire les tableaux de fréquentation et les bilans d'activité

GESTION DES ESCALES DE CROISIERE
- Assurer le suivi administratif des 38 escales de croisière
- Préparer chaque escale en lien avec les services municipaux et les partenaires
- Centraliser et diffuser les informations nécessaires à l'accueil des passagers
- Coordonner les interventions et suivre les demandes jusqu'à leur réalisation
- Contribuer aux bilans de fréquentation et d'activité

ORGANISATION LOGISTIQUE DES EVENEMENTS
- Préparer les expositions, conférences, vernissages et manifestations culturelles
- Identifier les besoins matériels, techniques et logistiques
- Coordonner les différents services de la Ville et les prestataires
- Suivre le calendrier de préparation et participer à l'installation des événements
- Réagir rapidement aux imprévus et proposer des solutions opérationnelles

COMMUNICATION NUMERIQUE
- Animer les outils numériques du service, notamment Instagram et WhatsApp
- Préparer et diffuser les informations pratiques relatives aux activités du service
- Relayer rapidement les modifications de programme et les informations urgentes