Assistant de Direction H/F DS CARRELAGES.PACA

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons notre futur(e) Assistant(e) de Direction, un poste polyvalent au coeur de l'organisation administrative, RH, financière et opérationnelle de l'entreprise.

Un poste pivot au coeur de l'entreprise

Ce poste supervise et fait le lien entre les différents pôles de l'entreprise : l'économiste (études, devis, appels d'offres), les travaux (chantiers, chef de chantier, équipes) et l'administratif (facturation, RH, gestion courante). L'assistant(e) de direction est le point de passage entre ces trois pôles : il/elle réceptionne les devis validés par l'économiste pour ouvrir les dossiers chantiers, assure le lien quotidien avec les équipes travaux pour le suivi d'avancement et la facturation, et centralise l'ensemble des informations administratives, financières et RH pour la direction.

Côté comptabilité et paie, le montage est réalisé en lien avec un cabinet comptable extérieur : l'assistant(e) de direction prépare et transmet les factures et les éléments de paie, et assure le lien avec le cabinet pour leur traitement.

Vos missions

Rattaché(e) directement à la direction, vous intervenez sur un périmètre large couvrant deux entités

Avec l'économiste (études et devis)

• Suivre les appels d'offres et les devis en lien avec l'économiste, mise à jour du tableau d'études annuel
• Créer les nouveaux dossiers d'études
• Vérifier et transmettre les commandes de matériaux, en lien avec l'économiste et le bureau
• Contrôler la rentabilité des chantiers (analyse temps passé / temps vendu)

Avec les travaux (chantiers)

• Créer, suivre et clôturer les dossiers chantiers (plannings, PV de réception, levée de réserves, SAV) via le logiciel Vertuoza
• Suivre les dates d'intervention pour le pointage des ouvriers en vue des salaires
• Réaliser les PPSPS et assurer le rappel des VIC auprès du chef de chantier
• Réaliser les documents de fin de chantier (DOE, etc.)

Administratif, financier et RH

• Réaliser les situations de travaux, suivre la facturation et les paiements, relancer les impayés
• Transmettre les factures et les éléments de paie au cabinet comptable extérieur, et assurer le lien avec lui pour leur traitement
• Effectuer les rapprochements bancaires et le suivi du prévisionnel de trésorerie
• Obtenir et suivre les PV de réception, les attestations de TVA réduite et les levées de retenue de garantie
• Gérer la masse salariale des deux entités, le contrôle des fiches de paie et les présences des salariés
• Assurer la gestion administrative du personnel (mutuelles, congés, demandes diverses)

Support à la direction

• Gérer l'agenda, les courriers et e-mails, l'organisation des déplacements et événements professionnels
• Préparer les dossiers, notes, rapports et supports de communication pour la direction
• Rechercher et restituer des informations à partir de documents ou de bases de données
• Mettre à jour les tableaux de bord de pilotage et assurer le reporting régulier (activité, trésorerie, chantiers, RH)
• Conseiller et appuyer la direction dans le pilotage global de l'entreprise

Logistique et moyens généraux

• Gérer la flotte de véhicules (entretien, contrôles techniques, assurances)
• Superviser les stocks, le matériel et l'entretien des locaux