Assistant·e Administratif·ve de l'Observatoire Départemental de la Protection de l'Enfance Odpe H/F Département Meurthe et Moselle
- Nancy - 54
- CDI
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Les missions du poste
MISSION : Il.elle recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il.elle suit et gère les dossiers administratifs selon l'organisation et le domaine de compétences du service. Il.elle assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail de l'équipe. Il.elle contribue à l'organisation des instances partenariales et apporte un appui administratif à la conduite du schéma départemental enfance famille.
ACTIVITES
Assistance administrative de l'ODPE
· Contribue à l'organisation administrative des différentes instances de l'ODPE (comités de pilotage, comités techniques, commissions thématiques, réflexions partenariales, ...) et en assure le suivi
· Gère et suit les invitations des membres et partenaires de l'ODPE aux différentes instances
· A un rôle d'interface de 1er niveau entre les services de la direction Enfance et Famille et Santé Publique (DEFSP) et les partenaires membres de l'ODPE
- Contribue à l'élaboration des rapports et notes en appui du responsable du service
- Participe à la collecte et au classement des données, en lien avec l'administrateur.rice SI Social de la DEFSP et le service CGOE, à l'interne comme avec les partenaires, dans le respect des règles de partage d'information et du règlement général sur la protection des données (RGPD)
- Apporte un appui administratif et organisationnel aux responsables du service dans le champ des compétences de l'ODPE:
- veille et suivi administratif des évaluations des établissements et services médico-sociaux
- élaboration d'outils d'évaluation, de suivi et d'analyse
- suivi des formations des professionnels de la protection de l'enfance (recensement, bilan... en lien avec le Pôle Ressources des Solidarités (unité RH)
Assistance administrative, planification et suivi
- Assure le traitement des courriers électroniques
- Rédige et met en forme des documents administratifs, courriers, comptes rendus de réunions
- Gère et/ou actualise une base de données, tableaux de bord
-Trie, classe et archive les documents du service
- Recherche des informations, notamment réglementaires, vérifie la validité des informations traitées et diffuse aux personnels concernés
- Tient à jour les documents réglementaires du service
- Gère l'activité professionnelle du responsable (ou des responsables), en planifiant réunions, rendez-vous et déplacements de manière rationnelle et en fonction des priorités
- Assure l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations...)
- Prépare les dossiers en vue des réunions
- Renseigne les tableaux de suivi des activités du service
- Utilise les logiciels et progiciels du service lorsque nécessaire
Accueil et relations avec le public
- Effectue l'accueil physique et téléphonique du service (usagers, agents, partenaires)
- Prend les messages et hiérarchise les demandes selon leur caractère d'urgence ou de priorité
- Conseille et oriente le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Spécificités
- Peut assurer des permanences téléphoniques sur le temps méridien selon un planning défini
- Travaille en binôme avec l'assistant.e CEMMA
Référence de l'offre : tp1l2rwc08
Le profil recherché
Compétences techniques :
- Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
- Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
- Connaître l'ensemble des politiques de solidarité
- Rédiger des courriers, des notes et comptes rendus de réunion
- Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage...)
- Mettre en forme les documents selon la chartre graphique
- Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
- Instituer des règles de classement et d'archivage et les faire respecter
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook Powerpoint)
- Maîtriser les logiciels spécifiques du service
Compétences relationnelles :
· Etre capable de travailler de manière transversale avec des partenaires très divers
· Coopérer avec les autres services de la direction
· Etre capable de reformuler
· Savoir rendre compte de ses actions
· Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
- Savoir se rendre disponible
- Savoir écouter
Compétences stratégiques :
· Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
-Savoir anticiper
- Savoir être autonome
- Comprendre les enjeux liés à son domaine d'activité
- Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d'importance ou d'urgence
- Etre capable de prendre des initiatives
- Faire preuve de curiosité professionnelle
EC9876
Bienvenue chez Département Meurthe et Moselle
Le Conseil départemental de Meurthe-et-Moselle couvre une population de près de 740 000 habitants. Précurseur et novateur dans le domaine des Solidarités et le développement d'un accès pour tous à des services départementaux de proximité, le Département de Meurthe-et-Moselle, est particulièrement attentif à laccès aux droits fondamentaux que sont la santé, l'insertion sociale et professionnelle, la protection de l'enfance, et l'accompagnement social des publics en situation de précarité ou de fragilité.
La collectivité se montre soucieuse de la qualité de vie au travail des agents et soutient une politique d'amélioration continue des conditions de travail, à la fois dans une approche individuelle mais également collective.
La direction générale adjointe aux Solidarités, en quelques chiffres :
o 336 postes des solidarités au central en lien fonctionnel avec :
- 750 postes sur les territoires,
- 600 postes au Réseau éducatif de Meurthe-et-Moselle,
- 265 assistants familiaux,
o 511 M€ de dépenses de solidarité, soit plus de 66% du budget de fonctionnement du Département.
Infos complémentaires
Publiée le 10/09/2026 - Réf : ad1bbcdfb4f133c2ff6e89303ac57bc5
