Assistante Administrative Pôle Maternité H/F Ramsay Santé

CONTEXTE

Le Groupe Ramsay Santé est leader de la santé privée en France et en Europe avec plus de 400 hôpitaux et centres médicaux. Présent sur tout le parcours de soin : médecine, chirurgie, maternité, soins de réadaptation et santé mentale, il place la santé de ses 12 millions de patients annuels ainsi que le bien-être de ses 38 000 collaborateurs et 9 300 praticiens libéraux au centre de ses préoccupations.

« Entreprise à mission », Ramsay Santé oeuvre à améliorer la santé en innovant constamment, plaçant l'impact social et environnemental au coeur de ses actions.

Crée en 2002 lors de la fusion de 4 établissements de santé, l'hôpital privé d'Antony est le premier établissement privé d'Ile de France en terme de superficie avec un total de 40 000 mètres carrés, et de capacité d'accueil avec 434 lits dont :
- 189 lits en chirurgie - médecine - cardiologie - oncologie,
- 64 lits en maternité, néonatologie, et HAD bébé,
- 73 lits de soins critiques,
- 84 places de chirurgie et chimiothérapie ambulatoire,
- 24 postes de dialyse en UDM.

Gage d'excellence, la politique de qualité de l'Hôpital Privé d'Antony lui a permis de se hisser à la 28eme place au tableau d'honneur Le Point 2020 pour le traitement de 37 pathologies dans 8 spécialités médicales.

La maternité de niveau 2A de l'Hôpital Privé d'Antony, réalise près de 3000 accouchements par an, et dispose d'un plateau technique comprenant : 3 salles de pré-travail, 8 salles de naissances, 2 salles de césariennes, 1 salle de déambulation.

MISSION

Le Pôle maternité de l'Hôpital Privé d'Antony recherche une Assistante administrative H/F pour renforcer son équipe et contribuer à la qualité du parcours des patientes.
Au coeur d'un environnement pluridisciplinaire, vous jouerez un rôle essentiel dans la coordination des activités du pôle et le soutien administratif des équipes.
Rattachée à la coordinatrice du pôle maternité, vous intervenez en lien direct avec l'ensemble des acteurs du pôle : équipes médicales et paramédicales, services administratifs, logistique, pôle hygiène et direction des soins.

Vos missions principales :

Gestion de l'espace MyNea : le programme d'accompagnement personnalisé destiné aux futures et jeunes mamans crée par le groupe Ramsay santé

-Pilotage des ateliers : mise en ligne des contenus, actualisation et suivi des programmations.
-Coordination des intervenants : identification, démarchage, planification et accompagnement des professionnels mobilisés.
-Communication opérationnelle : envoi des rappels aux intervenants et aux patientes, réponses aux questions et gestion des informations pratiques.
Gestion des espaces : organisation et optimisation du planning de la salle MyNea.
-Suivi administratif des ateliers : traitement des paiements via le site Black, réception et contrôle des commandes associées.
-Encaissement : gestion des règlements et tenue des enregistrements.
-Analyse des performances : suivi des indicateurs clés (taux d'occupation, facturation, satisfaction) pour contribuer à l'amélioration continue de l'offre.

Gestion des inscriptions en maternité

-Assurer le traitement des demandes d'inscription : répondre aux patientes, fournir les informations nécessaires et garantir une prise en charge fluide dès le premier contact.
-Organiser le premier rendez-vous de maternité : coordonner la planification avec les secrétaires de maternité et veiller à la bonne orientation des patientes.
-Contrôler les inscriptions après la consultation d'anesthésie : s'assurer que toutes les patientes vues en consultation sont bien enregistrées dans le parcours maternité.
-Relancer les patientes absentes aux rendez-vous : maintenir la continuité du suivi en identifiant les absences et en recontactant les patientes concernées.
-Établir les devis des patientes : préparer les devis en lien avec les informations médicales et administratives et garantir la qualité.
-Assurer les renseignements téléphoniques : répondre au poste dédié, informer les patientes et orienter leurs demandes avec précision

Gestion des stocks et des approvisionnements
-Assurer la gestion des commandes : pilotage des besoins, passation des commandes, suivi des livraisons et contrôle des réceptions.
-Organiser le rangement et la disponibilité des stocks : mise en place d'un stockage structuré, vérification des niveaux et anticipation des ruptures.
-Adapter le périmètre en fonction des besoins du pôle : gestion de matériels variés (Terracycle, carnets de santé, papeterie...) et ajustements selon l'activité et les projets du pôle.

-Communication et évènementiel
-Participer aux actions de communication du pôle : diffusion d'informations, mise à jour des supports, coordination avec les équipes pour valoriser les activités du pôle maternité.
-Contribuer à l'organisation des événements : appui logistique et administratif pour les ateliers, rencontres, journées thématiques et actions de sensibilisation destinées aux patientes et aux familles.

Profil

Nous recherchons une personne qui aime accueillir, informer et accompagner. Quelqu'un qui sait créer un climat de confiance, qui écoute vraiment, qui observe ce qui se passe autour d'elle et qui reste disponible pour les patientes comme pour les équipes. Une personnalité attentive, impliquée, avec un vrai sens du service.
Côté compétences, vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques, vous avez quelques bases en comptabilité et vous comprenez les enjeux d'un environnement hospitalier.
Ce poste est proposé en CDI, 35h/semaine, avec une rémunération établie selon la grille salariale de l'Hôpital Privé d'Antony, en tenant compte de l'ancienneté et du parcours professionnel du candidat.
Les horaires de travail sont fixés de 9h à 16h30.
Le poste est basé au Pôle maternité de l'Hôpital Privé d'Antony.