Assistant Administratif Greta H/F GIP - FCIP de l'académie de Toulouse
- Figeac - 46
- CDD
- Bac
- Service public autres
- Enseignement • Formation
Détail du poste
Organiser la mise en oeuvre matérielle des séances de formation
Assurer une veille pour garantir la disponibilité des ressources matérielles nécessaires au bon déroulement des sessions de formation (devis/commande, fourniture)
Participer à la réservation des salles
Mettre en oeuvre et respecter les procédures administratives et financières en vigueur au sein du GRETA ainsi que les procédures adaptées à chacun des dispositifs et des financeurs
Assurer l'indexation et l'archivage des supports de formation
Assurer la réalisation des dossiers de rémunération des stagiaires à la déclaration de leur frais de déplacement (pour les financements qui le nécessitent)
Préparer et saisirsur YPAREOles données permettant le suivides stagiaireset de l'activité (fiche stagiaires, clients, conventions, inscriptions...) et éditer les différents documents (attestation, feuille d'émergements, contrat individuel de prestation, convention, tableau de suivi desinscriptions...)
Utiliser les interfaces informatiques des différents financeurs ou partenaire pour la saisie des données demandées
Assurer l'accueil des intervenants (orientation vers les lieux de réunion et formation, distribution des éventuels documents, équipement de la salle, organisation de leur hébergement et restauration) et éditer les dossiers inhérents à leurs frais de déplacement
Contribuer à l'organisation des jury (réception/transmission des mémoires, de courriel de convocation)
Participeraux réunion, préparer et diffuser le compte-rendu, après validation, à qui de droit
Mettre enoeuvrele système d'archivage
Maitriser les principes de la communication écrite et orale
Participer à la mise enoeuvrede l'ensemble des procédures inhérentes aux dispositifs
Préparer les documents pour les sessions de validations et examens dans le respect des règlements en vigueur
Fournir des informations fiables, adaptées et pertinentes dans le respect des procédures définies
Réaliser des mailings et phoning en lien avec l'assistant(e) commerciale et de communication
Assurer un 1er niveau d'informatique du public (objectif de l'action, tarif, calendriers, procédures de sélection, d'inscription).
Assurer un rôle d'interface entre les stagiaires et le GRETA
(orientationvers les lieux de réunion et de formation, distribution des éventuels documents préparés)
Qualité
Respecter la démarche qualité et les processus liées à l'activité du GIP FCIP
Le profil recherché
CatégorieB
Diplôme minimum requis : bac
Sens du service et de l'écoute.
Maitriser les logiciels bureautiques(Word, Excel, PROGRE...)
Savoir travailler en équipe
Contribue aux projets engages au sein du GRETA
Fairepreuvede rigueur et d'organisation
Publiée le 09/09/2026 - Réf : 2026-2327296