Assistante de Direction - Instances Municipales - Mairie les Deux Alpes H/F Communes
- Les Deux Alpes - 38
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
À noter sur ce job
Ce poste comporte des spécificités à connaître avant de postuler.
- Présence requise aux Conseils Municipaux (de 18h à 20h toutes les 5 semaines)
Détail du poste
Au sein du service des assistantes de direction, vous assurez la préparation, l'organisation et le suivi administratif des commissions, du conseil municipal et des autres instances municipales.
Sous la coordination de l'assistante de direction référente, vous garantissez la fiabilité des dossiers de séance, le respect des échéances institutionnelles et la traçabilité des documents produits. Vous contribuez également, en complémentarité avec la référente, à la continuité du secrétariat de la Direction générale.
Missions du poste et activités principales :
Missions principales :
Organiser et assurer le suivi administratif des commissions et instances municipales
- Préparer, organiser et assurer le suivi administratif des commissions municipales et du conseil municipal : calendrier, convocations, collecte et mise à disposition des notes de synthèse et pièces nécessaires, préparation des dossiers de séance ;
- Assurer le secrétariat des séances et rédiger les procès-verbaux et comptes rendus ;
- Assurer le suivi des échéances, des documents et des suites administratives relevant de ces instances ;
- Rédiger, mettre en forme, assurer le suivi et l'envoi des arrêtés, décisions, délibérations et autres documents officiels relevant du périmètre confié ;
- Assurer la gestion et le suivi des dossiers institutionnels liés à la vie municipale : désignation et suivi des représentants de la commune dans les différentes instances et assemblées générales, cartes d'élus, jurés d'assises, membres de la CCID et autres dispositifs institutionnels ;
- Garantir le classement, l'archivage et l'accessibilité des documents liés aux instances et dossiers institutionnels confiés.
Assurer la gestion logistique des instances
- Préparer et organiser la salle du conseil municipal et les moyens matériels nécessaires aux séances ;
- Veiller à la disponibilité des documents, fournitures et consommables nécessaires au bon déroulement des réunions.
Assurer la gestion du courrier relevant de son périmètre
- Récupérer et enregistrer le courrier postal ;
- Assurer sa transmission et son suivi dans le respect des échéances et des réponses attendues.
Missions partagées avec l'assistante de direction référente :
- Participer à l'organisation des réunions et à leur préparation administrative et logistique ;
- Contribuer au suivi du courrier et des échéances de la Direction générale ;
- Préparer et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et autres documents administratifs ;
- Assurer la continuité du service en cas d'absence, selon les priorités définies par la Direction générale.
Le profil recherché
Compétences requises
SAVOIRS
- Connaissance du fonctionnement d'une collectivité territoriale et de ses instances délibérantes, ou capacité à acquérir rapidement cet environnement ;
- Connaissance des règles et procédures de gestion administrative, classement et archivage ;
- Maîtrise des outils bureautiques, de messagerie et des outils de gestion documentaire.
SAVOIR-FAIRE
- Rédiger avec fiabilité des procès-verbaux, comptes rendus, courriers, documents administratifs ;
- - Organiser et planifier les différentes étapes d'une instance en respectant les échéances ;
- Assurer le suivi de plusieurs dossiers simultanément et utiliser des outils de suivi adaptés ;
- Classer, archiver et retrouver rapidement les documents relevant de son périmètre.
SAVOIR-ÊTRE
- Rigueur, méthode et sens de l'organisation ;
- Autonomie et sens des priorités ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Réactivité et capacité d'adaptation ;
- Qualités relationnelles et aptitude au travail en complémentarité ;
- Capacité à rendre compte de manière claire et synthétique.
Formation requise :
- Formation de niveau Bac +2 souhaitée dans les domaines de l'assistanat de direction, de la gestion administrative, du droit ou de l'administration publique, ou expérience professionnelle équivalente.
Expérience :
- une expérience sur des fonctions d'assistanat de direction, de gestion administrative ou de secrétariat, en collectivité territoriale ou dans le suivi d'instances délibérantes est fortement appréciée.
Horaires réguliers, travail en journée
Contraintes éventuelles liées au poste :
Présence requise aux Conseils Municipaux (de 18h à 20h toutes les 5 semaines)
Rythme de travail souple nécessitant une grande disponibilité
Travail sur écran
Publiée le 09/09/2026 - Réf : O038260907000942
