Assistant de Direction - Commune de Cabannes H/F Communes
- Cabannes - 13
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public des collectivités territoriales
À noter sur ce job
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Détail du poste
Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, l'Assistant(e) de Direction assure un rôle de soutien administratif et organisationnel auprès du Maire et de la DGS. Il/Elle est l'interface privilégiée entre les différents acteurs de la collectivité (élus, services, public) et contribue à la fluidité de l'information et au bon fonctionnement des instances municipales.
Activités et Tâches :
1. Accueil Physique et Téléphonique et Secrétariat Général :
- Assurer l'accueil physique du public et des élus au secrétariat général.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques avec professionnalisme.
- Prendre et transmettre efficacement les messages.
- Appliquer les règles de communication et de protocole en vigueur.
- Gérer administrativement les bureaux municipaux et les besoins des élus.
- Assurer la gestion, la participation et le suivi des Comités de Direction.
- Préparer (en collaboration avec la DGS) les dossiers du Conseil Municipal et assurer le suivi des délibérations (comptes rendus, procès-verbaux, etc.).
- Assurer le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité.
2. Assistance auprès de Monsieur le Maire et Madame la DGS :
- Gérer l'agenda complexe de Monsieur le Maire : organisation des rendez-vous, réunions, remplacements, déplacements.
- Rédiger et mettre en forme divers documents administratifs (rapports, diaporamas, courriers, notes de synthèse, etc.) avec rigueur et clarté.
- Collecter les informations nécessaires et préparer les dossiers en amont des rendez-vous.
- Assurer le suivi des projets et activités de la direction, en veillant au respect des échéances.
- Assister aux réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi opérationnel des décisions prises.
- Organiser la logistique et le matériel nécessaires aux réunions.
- Assurer la veille et le suivi du circuit des parapheurs soumis à la signature.
- Organiser le classement et l'archivage des documents de la direction.
- Participer à la conduite de projets transversaux impliquant la direction.
- Assurer une assistance administrative ponctuelle aux élus du Conseil Municipal.
- Jouer un rôle de coordination et de communication fluide entre le Maire, la DGS, les élus et les services municipaux.
3. Collaboration avec le Service Communication et Événementiel :
- Actualiser et maintenir à jour le listing protocolaire.
- Diffuser les invitations pour les événements et assurer le suivi des confirmations de présence.
- Apporter un soutien logistique lors de la préparation et de l'animation des événements municipaux.
- Assurer la transversalité de l'information et la coordination quotidienne avec le service communication concernant les agendas, les événements, les actualités diverses et le suivi des publications réglementaires.
- Interventions ponctuelles en soutien au service accueil.
Le profil recherché
Profil Recherché :
- Niveau d'études : Bac +2 minimum.
- Expérience significative et réussie sur un poste similaire, idéalement au sein d'une collectivité territoriale.
Compétences Requises :
Savoirs et Connaissances :
- Maîtrise avancée des outils bureautiques et du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Excellente maîtrise de l'expression orale et écrite (orthographe, syntaxe, grammaire).
- Bonne connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales, et plus spécifiquement d'une mairie.
- Connaissances en droit public appréciées.
- Capacité à prendre des notes précises et à réaliser des synthèses claires.
Savoir-faire :
- Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique.
- Maîtrise des techniques de secrétariat (organisation, classement, gestion documentaire).
- Excellentes compétences en gestion du temps : planification, gestion d'agenda, hiérarchisation des priorités et respect des délais.
- Rigueur et réactivité dans le suivi des dossiers du Maire et de la DGS.
- Respect strict des procédures administratives.
- Aptitude avérée au travail transversal et à la coordination avec différents services et interlocuteurs.
Savoir-être :
- Sens du respect de la hiérarchie et des élus.
- Engagement fort envers l'obligation de discrétion et le secret professionnel.
- Grande disponibilité et réactivité face aux sollicitations.
- Qualités relationnelles développées, notamment un sens de l'écoute et une aptitude au travail en équipe et collaboratif.
- Rigueur, sens de l'organisation et autonomie dans la réalisation des tâches.
- Capacité d'adaptation et aptitude à gérer des situations de stress.
Conditions Matérielles :
- Lieu de travail : Hôtel de Ville.
- Temps de travail : Horaires fixes, 36 heures hebdomadaires.
- 36h hebdomadaires : 6 jours de Réduction du Temps de Travail (RTT) par an.
- -Rémunération : Statutaire + régime indemnitaire + CIA + prime annuelle (sous condition)
- Avantages sociaux : CNAS + Chèque CADHOC + CET + titres restaurant + participation employeur prévoyance et mutuelle
Publiée le 09/09/2026 - Réf : O013260904000025
