Agent d'Accueil H/F Communauté de Communes Pyrénées Haut Garonnaises

Assurer l'accueil physique et téléphonique, la suppléance de l'assistante de direction, la gestion des commandes administratives et de réception. La gestion des assurances de la CCPHG (hors assurance du personnel).

Activités principales :

1/ Assurer l'accueil du public et des participants aux réunions

• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent

Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère de priorité

Pour les réunions nécessitant un protocole, préparer l'organisation complète de la réunion

• Assurer la saisie des cartes de déchetterie et leur transmission aux usagers
• Assurer le suivi du matériel de communication mis à disposition des associations, en lien avec la responsable du service aux communes .et la chargée de mission culture.
• Opérer la réservation des véhicules de service pour les agents de la CCPHG

2/ En l'absence de l'assistante de direction, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, prendre des messages

3/ En lien avec l'assistante de direction, assurer des missions de secrétariat

-Récupérer, enregistrer, affranchir le courrier et l'acheminer jusqu'à La Poste

Rédiger des mails ou des courriers, saisir des documents de contenus divers pour les services, classement, archivage.

Assurer l'intendance et la logistique des instances, bureaux et conseils de communauté

• Assurer la suppléance de l'assistante de direction en son absence.
• Transmettre les demandes de mise à disposition de matériel à Fabrice Longeau

4/ Gérer des commandes administratives et de réception

Fournitures de bureau, papeterie, consommables, photocopieurs.

Définir les besoins et approvisionnements en lien avec les services

Suivre l'état de stocks

Préparer les commandes

Suivre les livraisons, la correspondance entre bon de commande et facture, le service fait

5/ Gérer les contrats d'assurance (hors assurance du personnel)

Déclarer et suivre les sinistres de l'ensemble des services de la CCPHG

Suivre les contrats d'assurance : renouvellement, mises à jour.

Activités secondaires :

• Remettre les clés aux occupants des studios de la maison de santé et suivre le planning d'occupation (sharepoint)
• Assurer, selon les besoins et en fonction du plan de charge, des tâches de secrétariat pour les différents pôles