Secretaire Antenne de Direction et Equipe Mobile Colibris Accueil Familial Therapeutique H/F GHU Paris psychiatrie et neurosciences

MISSIONS -Antenne de Direction:

• Accueil physique et téléphonique
• Secrétariat de la cheffe de pôle et du cadre de pôle.
• Classement et archivage des documents de la cheffe de pôle.
• Gestion des rendez-vous, tenue des agendas
• Rédaction et/ou traitement des courriers, saisie tenue et suivi des comptes rendus.
• Centralisation des informations du pôle et de l'établissement, transmission de l'information aux professionnels concernés.
• Participation à la saisie de l'activité et des codages de l'hospitalier (fiches MIGAC, etc.)
• Elaboration, diffusion et suivi des plannings de congés (médecins, cadres)
• Classement et archivage des documents afférents au pôle
• 
  Gestion des réservations de la salle de réunion et des bureaux de l'antenne de direction
• 
  Mise à jour du calendrier des réunions transversales du pôle (réunions de médecins, coordination de pôle, commission de formation
• 
  Commande, réception et suivi des fournitures de bureau, des timbres, du matériel (tampon encreur), de documents (reprographie), des fournitures épicerie et de ménage
• 
  Retour du bordereau de la commande des tickets restaurants à la sous régie
• 
  Liens avec le service informatique pour les problèmes informatiques de l'antenne, suivi et maintenance
• Retrait des recommandés au bureau de poste si nécessaire
• Envoi des demandes d'intervention technique au département maintenance, suivi, en lien avec le cadre de pôle
• Participation aux réunions secrétaires, médecins, cadres une à deux fois dans l'année et selon le besoin
• Prise de notes aux réunions et rédaction des comptes-rendus
• Gestion du séminaire du service (contacts administratifs avec les intervenants, mailing, réservation de salle...)
• Participation à la démarche qualité

Équipe Mobile LES COLIBRIS:

MISSIONS SECRETARIAT

• Accueil physique et téléphonique des patients, familles, assistantes familiales et des partenaires
• Traitement et suivis des dossiers administratifs
• Numérisation des éléments du dossier patient
• Coordination des rendez-vous de prise en charge
• Courrier aux partenaires et assistantes familiales
• Prise de note des synthèses (à relire et valider pour mettre dans HM)

MISSIONS COORDINATION :

• Participation aux synthèses clinique hebdomadaires (mardi et vendredi)
• Réflexion en équipe des activités thérapeutiques et des thématiques d'analyse de pratique proposées
• Participation aux activités thérapeutique en groupe
• Participation aux analyses de pratique (tous les deux mois)
• Prise de note et retranscription des synthèses
• Coordonner la mise en oeuvre de l'action de l'équipe mobile (gestion et tenu dossier partagé et du calendrier des rencontres)
• Liaison avec les partenaires extérieurs (ASE, SAF de Paris, IME, écoles, CMP etc...)
• Mise en lien entre le fonctionnement de l'équipe mobile et les besoins exprimés par les partenaires