Executive Assistant - Freelance - Paris H/F Confidentiel
- Paris - 75
- Indépendant
- 6 mois
- Bac +2
- Services aux Entreprises
- Exp. 5 à 15 ans
À noter sur ce job
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Détail du poste
Le besoin
Contexte
Notre client est une entreprise tech internationale en forte croissance, dont le siège est à Paris et qui compte plusieurs centaines de collaborateurs répartis sur trois continents. Dans un contexte de forte activité commerciale et marketing, il recherche un Executive Assistant freelance pour accompagner deux membres de son comité de direction - Directeur Commercial et Directeur Marketing - et piloter l'ensemble des événements internes de ces deux directions.
Démarrage : ASAP
Durée : 6 à 12 mois
Localisation : Paris intra-muros, présentiel majoritaire
Langue de travail : français et anglais utilisés quotidiennement, les deux à un niveau courant
Déplacements : ponctuels, à l'occasion des événements
Missions principales
Support des deux dirigeants
Piloter et anticiper les agendas : arbitrer les priorités, résoudre les conflits, sécuriser les temps de préparation
Organiser les déplacements de bout en bout : vols, hébergements, transferts, visas
Préparer et traiter les notes de frais dans le respect des politiques internes
Rédiger et relire certaines communications, notamment sur LinkedIn
Traiter des informations sensibles et confidentielles avec une discrétion absolue
Support des équipes Commerce et Marketing
Organiser et coordonner les réunions d'équipe
Piloter des projets ponctuels : visites clients au siège, temps forts d'équipe
Assurer le suivi des achats : émission des bons de commande, suivi des factures, coordination avec la Finance
Servir de point de contact des équipes auprès des RH, de la Finance et de l'IT
Événementiel interne
Prendre en charge la logistique complète des événements internes : kick-off commerciaux, revues d'activité trimestrielles, clubs clients, séminaires d'équipe
Sourcer et négocier avec les lieux, traiteurs, prestataires audiovisuels ; gérer les budgets et suivre les dépenses
Gérer les inscriptions, invitations, relances et l'accueil sur place
Coordonner la logistique des intervenants et des invités VIP : supports, répétitions, accompagnement le jour J
Le profil recherché
Profil recherché
Profil recherché
Formation supérieure en assistanat de direction, gestion ou équivalent
5 à 15 ans d'expérience en tant qu'Executive Assistant, idéalement en environnement international à forte croissance
Expérience confirmée du support de dirigeants de niveau comité exécutif
Expérience réelle de l'organisation d'événements de bout en bout, du séminaire d'équipe à l'événement de plusieurs centaines de personnes
Pratique des outils de gestion des notes de frais, des déplacements et des achats
À l'aise dans un environnement collaboratif digitalisé (suite Google, messagerie d'équipe, base de connaissances partagée)
Français et anglais courants, tous deux indispensables : les deux langues sont utilisées chaque jour, à l'écrit comme à l'oral, y compris dans des échanges à enjeu
Véritable appétence pour les outils IA et l'automatisation - l'envie d'en tirer parti au quotidien prime sur l'expérience préalable
Nous recherchons avant tout un profil organisé, capable de mener plusieurs chantiers de front sans perdre son sang-froid, proactif dans l'anticipation des besoins, et irréprochable sur la confidentialité.
Infos complémentaires
Publiée le 04/09/2026 - Réf : 53e5b14d10186814e77024e62dfdb4bd
