Chargé d'Accueil Administration et Services Généraux H/F

Le/la Chargé(e) d'accueil, administration et services généraux assure l'accueil physique et téléphonique du siège social et contribue à son bon fonctionnement au quotidien.

Il/elle veille à la qualité de l'accueil réservé aux visiteurs et collaborateurs, à la bonne organisation des espaces communs et à la disponibilité des fournitures et consommables.

En complément de ces missions, il/elle apporte un soutien administratif aux différents services du siège et participe à la coordination de plusieurs sujets liés à la vie quotidienne de l'entreprise.

Accueil physique et téléphonique

• Assurer l'accueil des visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires au siège social.
• Renseigner et orienter les visiteurs vers les interlocuteurs concernés.
• Assurer la réception et le traitement des appels téléphoniques entrants.
• Transmettre les appels et messages aux personnes concernées.
• Veiller en permanence à la bonne présentation et à la tenue de l'espace d'accueil.

Gestion des fournitures et consommables

• Suivre les stocks de fournitures de bureau et consommables nécessaires au fonctionnement du siège.
• Anticiper les besoins et assurer les réapprovisionnements.
• Passer les commandes auprès des fournisseurs référencés.
• Réceptionner et contrôler les livraisons.
• Organiser le rangement et la mise à disposition des fournitures.
• Veiller à une gestion raisonnée des stocks et des consommations.

Gestion de l'espace café

• Assurer le réassort en café, thé et consommables.
• Veiller en permanence à la propreté, au rangement et à la bonne présentation de l'espace.
• Assurer le suivi du partenaire en charge du réfrigérateur et de son approvisionnement.
• Contrôler le bon fonctionnement des machines et équipements.
• Signaler les pannes et anomalies et coordonner les interventions nécessaires.
• Assurer le suivi des opérations d'entretien et de maintenance des machines.

Badges d'accès et cartes de visite

• Assurer la création, la remise et le suivi des badges d'accès des collaborateurs.
• Gérer la récupération ou la désactivation des badges lors des départs.
• Tenir à jour le suivi des badges attribués.
• Centraliser les demandes de cartes de visite.
• Vérifier les informations avant commande et assurer le lien avec le fournisseur.
• Suivre les commandes jusqu'à leur livraison et leur remise aux collaborateurs.

Support administratif et vie du siège

• Participer à l'organisation pratique de l'arrivée et du départ des collaborateurs : badge, carte de visite, informations pratiques et coordination avec les services concernés.
• Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les livraisons.
• Préparer les envois de courrier ou de colis ponctuels.
• Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour de certains documents administratifs.
• Tenir à jour des listes et informations internes : annuaire, coordonnées, prestataires, procédures pratiques du siège, etc.
• Assurer le suivi administratif de certains fournisseurs et prestataires : demandes d'intervention, devis, bons de commande, contrôle des prestations réalisées.
• Participer à l'organisation des salles de réunion et veiller à leur bonne tenue et à la disponibilité des équipements nécessaires.
• Apporter ponctuellement un soutien administratif aux différents services du siège : préparation de documents, saisie ou mise à jour de données, tableaux de suivi, recherches d'informations ou autres travaux administratifs courants.
• Participer à l'organisation logistique de réunions, rendez-vous ou événements internes ponctuels.