Gestionnaire au Secrétariat Général 50% - Gestionnaire Administratif et Comptable au Service... H/F

Etablissements publics de coopération intercommunale

Assurer le bon déroulé des missions du secrétariat général (Bureaux et Comités syndicaux, autres instances, contrôle des actes, constitution de registres...).
Assurer la gestion administrative et financière du service patrimoine.

Administration générale :
Assurer la préparation, l'organisation et le suivi des Bureaux syndicaux et Comités syndicaux ;
Gérer la logistique nécessaire à l'organisation des Bureaux syndicaux et Comités syndicaux ;
Gérer les relances en vue d'obtenir le quorum ;
Participer aux comités syndicaux ;
Rédiger les comptes rendus des Bureaux et Comités ;
Gérer la télétransmission des actes auprès du Contrôle de légalité ;
Assurer la transmission aux services, le suivi de l'exécution, la publicité ;
Participer à la constitution des registres des délibérations et des décisions ;
Gérer l'archivage ;
Assurer une veille documentaire ;
Remplacer ponctuellement de l'agent en charge de l'accueil :
Accueil téléphonique et physique
Enregistrement du courrier
Suivi du traitement des courriers dits de « réclamation »
Suivi des boîtes de courrier électronique « accueil », « contact » et « écocitoyen »
Participer à l'organisation de manifestations (voeux, inaugurations...)
Accompagner les agents administratifs sur le portail ECOCITO

Service patrimoine :
Assurer la gestion administrative des demandes d'intervention et des prestations :
Établir et suivre les bons de commande ;
Assurer le suivi administratif des prestations réalisées ;
Relancer les prestataires et entreprises en cas de besoin ;
Rédiger les courriers, courriels et documents administratifs à destination des prestataires et partenaires ;
Assurer le suivi et la mise à jour des tableaux de bord d'activité ;
Assurer le suivi budgétaire et comptable du service patrimoine :
Participer au suivi des crédits budgétaires du service ;
Vérifier et suivre les engagements de dépenses ;
Assurer le suivi des factures et des prestations réalisées ;
Participer à l'élaboration et à la mise à jour des outils de suivi financier ;
Participer à l'organisation et à la coordination des interventions techniques :
Suivre les plannings d'intervention du chargé de maintenance et suivi des travaux;
Assurer la coordination administrative avec les entreprises extérieures ;
Participer au suivi administratif des travaux et opérations de maintenance ;
Participer au suivi patrimoine bâti :
Participer à l'élaboration, à la mise à jour et au suivi des carnets de santé des bâtiments ;
Centraliser et classer les documents techniques et administratifs liés aux bâtiments ;
Assurer le suivi administratif de la flotte automobile :
Gérer les prises de rendez-vous et le suivi des interventions auprès des garages et prestataires ;
Assurer le suivi administratif des opérations d'entretien et de maintenance des véhicules.