Assistant Administratif - Assistante Administrative et Comptable H/F MFR Coquereaumont

Vos missions:
Rattaché(e) à la Direction de l'établissement, vous assurez un rôle central dans la gestion administrative, financière et organisationnelle de l'activité de formation.

Gestion administrative et secrétariat:
-Assurer l'accueil physique et téléphonique des apprenants, familles, entreprises et partenaires.
-Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les emails administratifs.
-Assurer le suivi administratif des dossiers apprenants.
-Participer à l'organisation des réunions, événements institutionnels, journées portes ouvertes et forums.
-Assurer diverses tâches de secrétariat général et de gestion documentaire.

Gestion de la facturation et suivi financier:
-Établir les factures relatives aux frais de formation, d'internat, de restauration et aux prestations diverses.
-Assurer le suivi des règlements.
-Réaliser le lettrage des comptes clients et le rapprochement des paiements.
-Effectuer les relances des factures impayées en lien avec la direction et le service comptable.
-Participer au suivi budgétaire des actions de formation.

Gestion de la formation continue:
-Assurer le suivi administratif des parcours de formation continue, du positionnement à la clôture des dossiers.
-Constituer et suivre les dossiers de financement auprès des organismes financeurs (OPCO, FAF, France Travail, Région, CPF, etc.).
-Accompagner les candidats dans leurs démarches administratives de recherche de financements.
-Assurer le suivi des conventions, contrats, feuilles d'émargement et attestations de formation.
-Veiller à la conformité administrative des dossiers dans le respect des exigences Qualiopi.
-Assurer le lien avec les formateurs, intervenants et partenaires institutionnels.

Gestion de l'apprentissage:
-Assurer le suivi administratif et financier des contrats d'apprentissage.
-Être l'interlocuteur des OPCO concernant les prises en charge et les demandes de financement.
-Contrôler et mettre à jour les dossiers administratifs des apprentis.

Profil recherché
Formation
Bac +2 minimum en gestion administrative, secrétariat, comptabilité ou gestion de la formation.
Expérience
Une première expérience sur un poste similaire est souhaitée.
Une connaissance du secteur de la formation professionnelle, de l'apprentissage ou de l'éducation serait un véritable atout.
Compétences
Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook).
Aisance avec les outils numériques et logiciels de gestion administrative.
Connaissance des dispositifs de financement de la formation professionnelle appréciée.
Notions en facturation et suivi comptable.
Qualités personnelles
Sens de l'organisation et rigueur.
Excellentes qualités relationnelles.
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Autonomie et réactivité.
Goût du travail en équipe.
Sens du service et de la confidentialité