Assistant du Maire et du Directeur Général des Services - Commune de Fuveau H/F Communes
- Fuveau - 13
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Service public des collectivités territoriales
À noter sur ce job
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Détail du poste
Sous l'autorité du Maire de la Commune et du Directeur Général des Services, l'agent assure son secrétariat administratif particulier. Il coordonne les activités du secrétariat général, concourt au bon fonctionnement des instances municipales.
À cet effet, il assure l'accueil physique et téléphonique des administrés, les oriente vers les bons services, prépare les rendez-vous et réunions du Maire et du DGS.
Il est chargé du suivi de dossiers spécifiques, tels les dossiers des assurances et le suivi des commissions de sécurité.
Assistanat du Directeur général des services et du Maire :
- Secrétariat du Maire et du Directeur Général des Services
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs et visiteurs de la direction générale
- Mise à jour et suivi du tableau des « doléances » avec accusé réception de tous les courriers et courriels reçus.
- Rédaction de propositions de courriers en réponse aux administrés
- Relance des services en charge des réponses à apporter
- Gestion, planification et coordination de la tenue des agendas du DGS et du Maire ; organiser des réunions, des déplacements...
- Recensement et mise en forme des dossiers en vue des réunions, rendez-vous, pour le DGS en recueillant les éléments des directions et mettre en oeuvre la rédaction, la mise en forme et la valorisation des supports écrits (courriers, notes, relevés de décisions, comptes rendus, etc.)
- Gestion de la circulation des parapheurs
- Gestion des priorités, alerte et interaction pour respecter les échéances liées aux processus de la Mairie : relances et demandes diverses permettant de garantir la bonne conduite du processus.
- Suivi de certains projets confiés par le Directeur général des services
- Suivi des déclarations d'assurance : déclaration, suivi des remboursements,...
- Suivi des commissions de sécurité : convocation, PV, tenue d'un tableau de suivi
Gestion du service :
- Force de proposition dans l'amélioration des processus en place
- Suivi en matière de commande de matériel nécessaire à la bonne exécution du travail du service
- Suivi de la ligne budgétaire de secrétariat général et préparation budgétaire
- Suivi des autorisations et des bons de restauration, transmission et contrôle des factures
- Traitement et suivi de tous les avis de contravention reçus en Mairie
- Classement et archivage des documents administratifs
Le profil recherché
- Expérience confirmée en assistanat de direction, idéalement dans la fonction publique territoriale ou un environnement institutionnel.
- Excellentes compétences rédactionnelles et maîtrise parfaite du français écrit et oral.
- Sens aigu de l'organisation, capacité à gérer les priorités et à anticiper les besoins.
- Discrétion, loyauté et sens du service public.
- Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office, messagerie électronique, gestion documentaire).
- Capacité à travailler en transversalité avec différents interlocuteurs et à gérer des situations sensibles.
Cadre d'emploi : Adjoint administratif/rédacteur
Statut : fonctionnaire ou contractuel de droit public
Niveau d'études : Bac +2 minimum
Temps de travail : 36 h30 hebdomadaires du lundi au vendredi
Congés : CA + RTT
Publiée le 29/08/2026 - Réf : O013260825000467
