Chargée de la Coordination Administrative et du Protocole du Cabinet - Saint Joseph H/F
Communes
- Saint-Joseph - 972
- Fonctionnaire
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Placé sous l'autorité du Maire le candidat est chargé d' assurer l'assistance et la coordination administrative du Cabinet du Maire, en garantissant l'accueil, le traitement des informations, l'organisation des activités du Maire et des élus, ainsi que la gestion du protocole et des événements.
Missions
- Assistance et coordination administrative au Cabinet du Maire.
- Accueil, information, orientation et prise en charge des administrés.
- Réception, filtrage et suivi des appels internes et externes.
- Gestion des agendas du Maire et du 1er adjoint, ainsi que le suivi des demandes de rendez-vous.
- Traitement, diffusion et circulation des informations internes et externes.
- Interface entre le Cabinet, le Maire, les élus, les services et les instances.
- Prise de notes, rédaction, mise en forme et suivi du courrier.
- Organisation, planification et logistique des réunions et événements.
- Gestion du protocole, préparation des manifestations et coordination des aspects protocolaires.
- Organisation de l'hébergement, du transport et des séjours des invités.
Le profil recherché
De formation de niveau Bac à Bac +2 en gestion administrative, secrétariat, assistance de direction ou administration publique, complétée idéalement par une expérience en collectivité territoriale, en cabinet ou dans un poste d'accueil et de coordination administrative.
Savoirs
- Aisance avec les outils informatiques.
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail.
- Maîtrise des règles de l'expression écrite et orale.
- Connaissance des techniques de secrétariat.
- Compétences informatiques et bureautiques.
- Compétences rédactionnelles.
- Connaissances liées au secrétariat administratif.
Savoir-faire
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
- Travailler en équipe et assurer une bonne coordination avec les services internes.
- Gérer les situations de stress et les situations délicates.
- Rédiger, mettre en forme et suivre les courriers et documents administratifs.
- Adapter son discours au public et aux différents interlocuteurs.
- Évaluer l'urgence d'une demande et hiérarchiser les priorités.
- Anticiper les besoins, résoudre les problèmes avec efficacité et traiter plusieurs tâches simultanément.
- Organiser les réunions, les déplacements, les manifestations et les aspects protocolaires.
Savoir-être
- Faire preuve de discrétion, de confidentialité et de réserve.
- Être disponible, diplomate et à l'écoute.
- Avoir le sens du relationnel et du service public.
- Faire preuve de rigueur, d'organisation, de réactivité et d'autonomie.
- Être proactive et savoir prendre des initiatives.
- Gérer les priorités et anticiper les besoins pour mener à bien les missions.
Publiée le 28/08/2026 - Réf : O972260813000879