Assistant de Gestion & Office Manager H/F Acting RH
- Saint-Martin-le-Vinoux - 38
- CDI
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Services aux Entreprises
- Exp. 4 ans
Les compétences pour ce job
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Les missions du poste
A propos de notre client :
Entreprise labellisée EPV (Entreprise du Patrimoine Vivant), notre client est reconnu pour son savoir-faire artisanal d'exception et sa capacité à innover. Il imagine et réalise des décors sur mesure mêlant mouvement, lumière et émotion pour les architectes, les maisons de luxe et les projets les plus prestigieux en France comme à l'international.
Dans le cadre de sa croissance, notre client recherche aujourd'hui son/sa futur(e), Assistant(e) de Gestion & Office Manager (F/H).
Vos missions :
Véritable bras droit de la Direction, vous assurez le bon fonctionnement administratif, organisationnel et logistique de l'entreprise.
Au-delà d'un rôle d'assistanat classique, vous intervenez comme un véritable Office Manager, garant de la fluidité des échanges, de la coordination des équipes et du suivi de nombreux dossiers transverses.
Autonome, rigoureux(se) et force de proposition, vous aimez les environnements dynamiques où aucune journée ne ressemble à la précédente.
Vous êtes un interlocuteur privilégié entre la Direction, les collaborateurs, les clients, les partenaires et les prestataires.
Vous aurez pour principales missions :
L'Assistanat de Direction
- Gérer les agendas, réunions, déplacements et événements de la Direction ;
- Préparer les dossiers, supports de présentation et documents nécessaires à la prise de décision ;
- Assurer l'interface entre la Direction, les équipes internes et les partenaires externes ;
- Relayer les informations et veiller à leur bonne diffusion ;
- Exercer un rôle de veille et d'alerte auprès de la Direction ;
- Accueillir les visiteurs et assurer l'accueil téléphonique.
L'Organisation & Office Management
- Organiser les déplacements professionnels (transport, hébergement, logistique...) ;
- Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions d'équipe et des réunions de pilotage ;
- Gérer les services généraux (fournitures, mobilier, équipements, prestataires...) ;
- Veiller au bon fonctionnement quotidien des locaux et coordonner les interventions nécessaires ;
- Participer à l'intégration administrative des nouveaux collaborateurs et des stagiaires.
La Gestion Administrative
- Assurer le suivi administratif de différents dossiers ;
- Gérer les notes de frais et les dépenses professionnelles ;
- Organiser le classement et l'archivage documentaire ;
- Réaliser un reporting régulier auprès de la Direction ;
- Participer au suivi administratif des contrats et des différents partenaires externes.
La Coordination de dossiers transverses
- Assurer le suivi de la base de données des échantillons et contribuer à la gestion de la « digithèque » ;
- Organiser les visites clients sur les différents sites de l'entreprise ;
- Assurer le suivi et la mise à jour du CRM ;
- Gérer les classifications et le suivi documentaire des matériaux ;
- Piloter les démarches liées à la propriété intellectuelle (INPI, dépôts, suivi administratif...) ;
- Participer aux relations avec les partenaires institutionnels (BPI, Région, EPV...) et contribuer à la constitution de certains dossiers administratifs ou de financement ;
- Être le relais interne sur certains sujets informatiques et participer à l'amélioration continue des outils ;
- Participer ponctuellement à différents projets administratifs transverses.
Le profil recherché
De formation Bac +2 à Bac +4 (Assistanat de Direction, Gestion PME-PMI, Gestion administrative ou équivalent), vous justifiez d'une première expérience réussie sur un poste similaire.
Vous êtes reconnu(e) pour :
- Votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;
- Votre autonomie et votre capacité à prioriser ;
- Votre rigueur et votre discrétion ;
- Votre excellent sens du service ;
- Votre aisance relationnelle et rédactionnelle ;
- Votre réactivité et votre esprit d'initiative ;
- Votre capacité à évoluer dans un environnement exigeant, créatif et en constante évolution.
Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (Pack Office) et êtes à l'aise avec les outils collaboratifs et les logiciels de gestion.
Vous possédez un niveau d'anglais vous permettant d'évoluer dans un environnement international.
Une sensibilité aux sujets liés à la propriété intellectuelle, aux financements publics ou à la gestion de projets serait un véritable atout.
L'entreprise
ActinG RH, société située en Isère à Villefontaine, est spécialisée dans la gestion et le développement des Ressources Humaines auprès des TPE, PME et grands groupes nationaux et internationaux.
Nous proposons à nos clients des formules d'accompagnement RH flexibles, modulables en fonction de leurs besoins, de leurs moyens et de leur activité.
Nos prestations phares : Recrutement, expertise RH à temps partagé, formations RH.
Infos complémentaires
Ce qu'offre notre client :
- Une entreprise reconnue pour son savoir-faire, son exigence et sa créativité.
- Une fonction centrale au sein de l'organisation, au plus près de la Direction, avec une grande diversité de missions et de nombreux échanges avec des interlocuteurs variés.
- Un environnement stimulant où autonomie, confiance, polyvalence et esprit d'équipe sont de véritables valeurs du quotidien.
- Une rémunération annuelle brute 30 à 38 K€ (selon profil)
Venez mettre vos compétences au service d'une entreprise à taille humaine où créativité, exigence et esprit d'équipe donnent vie à des réalisations uniques.
Acting RH en images
Publiée le 19/08/2026 - Réf : 4277045/29962347 ADGOMF/38S
