Assistant·e Administratif·ve et Financier·ère H/F

Universite de Lyon

L'Assistant·e administratif·ve et financier·ère accompagne la Responsable administrative et financière sur deux périmètres clés - le Centre d'Entrepreneuriat et la Fabrique de l'Innovation - en assurant un rôle de soutien transversal auprès des équipes et des fonctions supports de l'UDL.

Les missions principales du poste sont :

Appui à la gestion financière (périmètre : 2 services)

- Contribuer à la mise à jour et au suivi des outils de gestion (demandes d'achats, bons de commandes, service fait, ordres de mission, ...)
- Collecter et consolider les données nécessaires au suivi des dépenses
- Mettre à jour les tableaux de bord (suivi des interventions, dépenses par fournisseur, ....)
- Préparer des éléments de suivi et de reporting à destination de la Responsable administrative et financière dans le cadre du suivi budgétaire

Appui à la coordination avec les services supports (périmètre : 2 services)

- Assurer le relais opérationnel avec les services supports de Université de Lyon
- Suivre les demandes administratives et financières (transmission, relances, centralisation)
- Mettre à jour les procédures et supports en lien avec les consignes transmises
- Veiller à la bonne application des procédures et alerter en cas de difficulté

Appui à l'organisation des activités et événements (périmètre : 2 services)

- Contribuer à l'organisation logistique des événements
- Participer à la coordination des dispositifs
- Assurer le suivi administratif des interventions (heures réalisées, pièces justificatives)
- Adapter son appui en fonction des besoins spécifiques de chaque service

Gestion administrative de la scolarité (périmètre : Centre d'Entrepreneuriat uniquement)

- Assurer le suivi administratif des étudiants entrepreneurs SNEE et DEE
- Réaliser les inscriptions administratives via Scolins
- Vérifier la complétude et la conformité des dossiers (conventions, pièces justificatives, cas particuliers)
- Rédiger et délivrer les documents administratifs (attestations, certificats de scolarité, ...)
- Contribuer au suivi des indicateurs via Pepitizy

Le profil qu'il nous faut :

- Fort intérêt pour la gestion administrative et financière
- Connaissances dans les domaines de la commande publique et de la comptabilité publique appréciées mais pas nécessaires si potentiel
- Intérêt pour le domaine de l'entrepreneuriat et de l'innovation
- S'adapter à des contextes et des besoins différents selon les services
- Rigueur, Polyvalence, sens de l'organisation et des priorités
- Confidentialité et fiabilité
- Capacité à rendre compte
- Sens relationnel et travail en équipe

Les indispensables pour ce poste :

- Savoir mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Maîtriser les outils bureautiques (pack office et logiciels spécifiques)
- Savoir organiser son activité dans un environnement multi-services (Centre d'Entrepreneuriat et Fabrique de l'Innovation)
- Gérer simultanément plusieurs dossiers avec rigueur et méthode
- Savoir respecter les calendriers et les échéances
- Savoir rendre compte (esprit d'analyse et de synthèse)
- Prioriser les tâches et coordonner des activités sur plusieurs périmètres
- Travailler en appui étroit avec une responsable administrative et financière
- Assurer une communication fluide avec des interlocuteurs variés (équipes internes, services supports, intervenants externes)
- Maîtriser les outils bureautiques (pack office et logiciels spécifiques

Positionnement du poste : Rattaché à la direction stratégique académique (DSA) de l'Université De Lyon.

Poste mutualisé en interservices : Centre d'Entrepreneuriat LYON SAINT-ETIENNE et FABRIQUE DE L'INNOVATION

Organisation du travail : Temps complet 37h/semaine

Lieu de travail : Les 2 services sont situés au sein du bâtiment IFACTORY sur le Campus de Lyon Tech La Doua à Villeurbanne

Déplacements ponctuels dans les locaux de l'Université de Lyon situé rue Pasteur dans le 7ème

Contraintes particulières de travail :

Déplacements très ponctuels au niveau national

Activités très exceptionnelles en soirée et le week-end dans le cadre exclusif d'évènements en lien avec la mission

L'Université de Lyon, c'est quoi ?

L'Université de Lyon est une Communauté d'universités et établissements (ComUE) qui rassemble 10 membres et 25 associés, et qui porte la coordination territoriale du site académique Lyon-Saint- Étienne. En soutien aux stratégies des établissements, l'Université de Lyon assure l'articulation et la cohérence des projets du site. Elle est également porteuse et pilote des projets pour le compte de ses membres et associés sur des sujets d'intérêt commun. Enfin, l'Université de Lyon contribue au rayonnement du site et à la promotion de son excellence en lien avec les collectivités, les tutelles et le monde socio-économique.