Responsable Administratif Polyvalent - Fresnes sur Marne H/F

Communes

Considérant qu'en raison des nécessité de service, il y a lieu de créer un poste d'Adjoint Administratif pour le poste d'accueil de la mairie.

Sous l'autorité directe de Monsieur le Maire et en étroite collaboration avec la Secrétaire de mairie, l'adjoint administratif assure un rôle essentiel dans le bon fonctionnement quotidien de la collectivité. À ce titre, il ou elle apporte un appui administratif, organisationnel et opérationnel à la municipalité. Il ou elle assure l'accueil physique et téléphonique du public, le traitement des demandes des administrés, le suivi des dossiers communaux ainsi que diverses tâches administratives.

Missions principales

Secrétariat général
- Assurer les missions courantes de secrétariat et de gestion administrative.
- Accueillir, renseigner et orienter les administrés, en présentiel et par téléphone.
- Réceptionner, filtrer et transmettre les appels téléphoniques.
- Gérer le courrier et les courriels (enregistrement, diffusion, suivi des courriers entrants et sortants).
Conseil municipal et vie institutionnelle
- Aide à la préparation des séances du Conseil municipal et les réunions des commissions.
- Constituer les dossiers nécessaires aux réunions.
- Rédiger les comptes rendus, procès-verbaux et délibérations.
- Assurer la transmission des actes à la Préfecture et aux organismes concernés.
Élections
- Assurer, en binôme avec la Secrétaire de mairie, la gestion des opérations électorales et le suivi de la liste électorale.
État civil
- Accueillir et accompagner les usagers dans leurs démarches.
- Instruire les dossiers d'état civil (naissances, mariages, décès, etc.).
- Délivrer les actes et documents officiels.
- Tenir et mettre à jour les registres d'état civil.
- Participer, en polyvalence avec la Secrétaire de mairie, aux cérémonies civiles.
Urbanisme et domaine communal
- Enregistrer et transmettre les demandes d'urbanisme au service instructeur.
- Rédiger les arrêtés de voirie.
- Assurer la gestion administrative du cimetière.
- Gérer les services communaux (location de la salle des fêtes, garderie, restauration scolaire, etc.).
Communication et vie locale
- Suivre les relations avec les associations communales.
- Participer à l'organisation des manifestations et événements de la commune (fête du village, repas des bénévoles, colis des aînés, Noël des adolescents, cérémonies, etc.).