Chef de Service Courrier - Commune de la Ciotat H/F
Communes
- La Ciotat - 13
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Les compétences pour ce job
Détail du poste
Manager une équipe de 3 personnes et garantir la qualité, la sécurité, la traçabilité et la continuité du traitement des flux de courrier et de colis de la collectivité. Organiser, coordonner et optimiser l'ensemble des activités du service afin d'assurer un acheminement fiable des documents dans le respect des délais et des règles de confidentialité.
Activités du poste :
- Encadrer et animer l'équipe du service courrier.
- Encadrer et accompagner les agents : répartition des missions, suivi de l'activité, appui technique et organisationnel.
- Gérer l'organisation du temps de travail des agents (plannings, horaires, congés, absences) en fonction des nécessités de service.
- Accompagner les collaborateurs dans leurs missions et contribuer au développement de leurs compétences.
- Organiser la réception, le tri, l'enregistrement et la distribution du courrier entrant.
- Superviser l'expédition du courrier sortant et optimiser les coûts d'affranchissement.
- Garantir le respect des délais et la qualité de service.
- Piloter et déployer l'outil de gestion électronique du courrier MAARCH
- Mettre en place des tableaux de bord et des indicateurs de performance.
- Participer aux projets de dématérialisation et d'amélioration des processus.
- Veiller au respect des règles de confidentialité, de sécurité et de conservation des documents.
- Assurer le suivi hotline pour les demandes d'interventions des référents courriers,
- Configurer le logiciel selon l'évolution de l'organisation municipale (droits, postes, recherches, migrations des bases de données existantes).
- Assurer le lien avec la société DOCAPOST et la direction de l'informatique
- Intervenir sur le logiciel pour le reporting journalier, hebdomadaire ou mensuel
- Suivi comptable du service courrier, référent comptable du service.
Taches ponctuelles :
- Formation informatique des agents de la direction moyens généraux.
Spécificité :
- Spécialisation dans le suivi des logiciels métiers
L'agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service.
Le profil recherché
APTITUDE(S) REQUISE(S) POUR LE POSTE
- Bonnes connaissances en pédagogie et techniques d'animation de groupes
- Aisance avec les outils informatiques,
- Bonnes capacités de gestion des relations interpersonnelles
- Agilité managériale
- Capacité d'adaptation,
- Esprit d'équipe,
- Polyvalence,
- Discrétion,
- Organisation et rigueur
- Amabilité
- Disponibilité et patience
- Garant de l'image du service public (bonne attitude, comportement adapté et tenue vestimentaire correcte)
FORMATION(S) REQUISE(S)
Baccalauréat, Bac +2 dans le domaine de la gestion administrative, de l'animation et des techniques informatiques ou équivalence professionnelle. Expérience significative dans le domaine souhaitée
Publiée le 08/08/2026 - Réf : O013260805001135