Assistant de Direction - Rueil-Malmaison H/F
Communes
- Rueil-Malmaison - 92
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Recueille et traite les informations pour assurer le bon fonctionnement administratif de M. Le Maire. Assure l'accueil téléphonique et physique et la gestion des courriers.
Accueil téléphonique et physique :
Ø Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,
Ø Recevoir, filtrer et transmettre les messages,
Ø Assurer l'interface avec l'ensemble des services,
Ø Procéder aux classements des dossiers « papier »
Ø Gérer l'archivage des dossiers en partenariat avec le service archive
Ø Gérer les courriers du Maire - réception et réponse
Ø Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
Ø Faire régulièrement le point, assurer le suivi des actualités, alerter et reporter au Maire
Ø Veiller à faire circuler efficacement l'information au sein du secrétariat du Maire
Ø Proposer de nouvelles méthodes d'optimisation de la gestion administrative du service
Traitement des informations :
Ø Identifier les informations, les hiérarchiser et les transmettre
Gestion du courrier :
Ø Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
Ø Assurer le suivi d'un chrono,
Ø Assurer la répartition et la diffusion des courriers au sein du secrétariat
Ø Suivi des courriers à travers un logiciel dédié
Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap
Le profil recherché
Profil
Savoirs :
Maîtrise des outils bureautiques
Maîtrise des techniques de l'expression écrite (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel),
Technique de classement et d'archivage
Connaissance de l'environnement territorial
Savoir-faire :
Gérer les situations de stress
Appréhender le caractère d'urgence des informations à traiter
Savoir-être :
Rigueur
Capacité d'organisation
Capacité de travail en équipe
Réactivité
Publiée le 08/08/2026 - Réf : O092260806000872
