Assistant·e Administratif·ive H/F
Chambre Dep Agriculture du Lot & Garonne
- Agen - 47
- CDI
- Bac
- Bac +2
- Service public des collectivités territoriales
- Exp. 5 ans min.
Les missions du poste
La Chambre d'agriculture de Lot-et-Garonne recrute un/e Assistant/e Administratif/ive en CDI dans le cadre du remplacement d'une salariée partie à la retraite.
Au sein de la Chambre d'agriculture de Lot-et-Garonne, l'Assistant/e a pour mission d'appuyer les Conseillers d'un service pour l'organisation de l'ensemble des tâches quotidiennes et également sur des missions spécifiques.
Les Missions :
Missions générales :
- Gestion du courrier arrivé/départ,
- Accueil téléphonique et physique du Service,
- Gestion de la mise à jour de nos bases informatiques du fichier des exploitants : Faire le suivi et l'actualisation de notre fichier d'agriculteurs dans notre base informatique,
- Accueil téléphonique et physique de la Maison de l'Agriculture : remplacer ponctuellement la personne en charge de l'accueil de l'entreprise,
- Gestion des relances clients dans le cadre de nos prestations de service : En lien avec le service comptable et les autres assistantes, réaliser le suivi et les relances de nos clients en retard de règlement,
- Organisation des réunions/formation,
- Classement et archivage,
- Gestion des fournitures du service,
- En lien avec les assistantes des autres services et dans le cadre de la gestion des congés ou absences et des pics d'activités, venir en appui administratif des autres activités et collaborateurs.
Missions spécifiques au poste :
- Suivre les conventions et des prestations de services, de vos conseillers,
- Gérer l'organisation générale du Service PAC : Accompagner les assistantes dans le déroulement de la campagne PAC, suivre les demandes formulées sur la boîte mail PAC, réceptionner les bons de commandes mails + courrier et les transmettre aux assistantes concernées, relancer les prospects, suivre les tableaux de bords, réserver les salles et repas pour les réunions et formations,
- Rédiger et mettre à jour les procédures (notamment pour la campagne PAC),
- Mettre à jour le tableau des litiges à l'issue de chaque campagne de PAC,
- Assister les Conseillers PAC : Préparer les dossiers et assurer le suivi et la facturation,
- Gérer la Bourse aux DPB : Recenser les DPB disponibles, informer et diffuser les informations transmises par le Conseiller,
- Gérer le suivi administratif des conseillers (cartographe), des conseillers de secteurs AGENAIS-ALBRET et MARMANDAIS : Suivi des tableaux de gestion et mise à jour des données. En lien avec vos conseillers, assurer la gestion administrative des dossiers techniques.
- Assister administrativement les conseillers dans l'élaboration de tous dossiers techniques individuels ou collectifs (PCAE, PVE, FAM, prévisionnel de fumure, IFT, PCAE, LGV, Postes sources, .)
- Assister administrativement, au besoin, les conseillers dans la formalisation et l'élaboration de courriers, avis, . dans le cadre de nos missions consulaires, notamment en qualité de personne publique associée.
Le Profil :
Formation BTS ou Bac +2, avec une expérience de minimum 5 ans sur un poste d'Assistante polyvalente,
Capacité d'analyse globale et de synthèse, rigueur et sens de l'organisation.
Nous recherchons une personne dotée de réelle capacité d'écoute et relationnelle, qui sait faire preuve d'empathie et d'adaptation dans des contextes parfois stressant,
Une parfaite maîtrise de l'outil informatique est nécessaire sur ce poste,
Capacité à travailler en équipe et avec des partenaires variés.
Les Conditions de Travail :
Poste en CDI à pourvoir dès que possible.
Basé à Agen
Rémunération selon profil et expérience
RTT
Gratification annuelle (13ème mois)
Mutuelle, prévoyance
Le profil recherché
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des réservations de salles de réunion,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Rédaction d'écrits professionnels,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Participer à l'organisation d'événements internes,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administratives
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des organisations patronales et consulaires
Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Bienvenue chez Chambre Dep Agriculture du Lot & Garonne
Publiée le 07/08/2026 - Réf : 212GBGN
