Coordinatrice - Coordinateur Planification et Qualité H/F VIVASERVICES

Nous recherchons une personne capable de coordonner un environnement à fort volume d'informations, d'anticiper les besoins et de sécuriser le fonctionnement quotidien de l'agence.

Vos missions

Planification, continuité de service & qualité de vie au travail

• Construire et optimiser les plannings du pôle VIVA Ménage.
• Soutenir la Responsable de secteur dans la planification des activités VIVA Seniors.
• Préparer les solutions de remplacement, anticiper les périodes de tension et accompagner les transitions lors d'une absence ou d'un départ de collaborateur afin d'éviter les ruptures de service.
• Identifier les besoins de recrutement et alerter la Direction avant saturation des capacités.
• Assurer un suivi régulier des compteurs d'annualisation et des charges de travail afin de contribuer à une répartition équilibrée de l'activité entre les intervenants.
• Être un acteur clé de la Qualité de Vie au Travail en recherchant des organisations conciliant stabilité des plannings, équilibre des volumes d'heures, limitation des déplacements et satisfaction des intervenants comme des clients.

Coordination opérationnelle

- Superviser les différents canaux : téléphones, emails, SMS, messageries internes.
- Garantir qu'aucune demande importante ne reste sans réponse ni suivi.
- Assurer la traçabilité des échanges et la bonne tenue du journal d'appels.

Fiabilité des données

- Garantir la qualité et la complétude des données dans notre logiciel métier Ximi : dossiers clients et salariés, absences,

- Contrôle des pointages d'arrivée et de départ.
- Contrôler les adresses et données GPS transmises aux intervenants.
- Sécuriser le suivi des clés, codes et consignes d'accès.
- Mettre à jour les fiches mission en lien avec les intervenants.

Relation prospects et clients

- Répondre aux premières demandes et qualifier les besoins.
- Organiser les rendez-vous d'évaluation.
- Préparer et envoyer les devis
- Suivre les demandes jusqu'à la mise en place de la prestation.

Qualité

Vous participerez activement à la démarche qualité du pôle VIVA Ménage.

Profil recherché

Bac +2 minimum (gestion, SP3S, logistique,...) et expérience pertinente en planification, coordination, exploitation, logistique, ou services à la personne.

Vous êtes reconnu(e) pour votre organisation, votre capacité d'analyse, votre mémoire, votre rigueur et votre fiabilité.

Vous savez gérer plusieurs flux et interruptions simultanément, reprendre une tâche sans perdre le fil et rester calme face à une absence imprévue.

Votre intelligence émotionnelle vous permet d'adapter votre communication, de rassurer un client, de mobiliser une intervenante et de présenter une contrainte de manière constructive.

Vous maîtrisez Excel, êtes très à l'aise avec les outils numériques et vous adaptez rapidement à de nouveaux logiciels.

Chez nous, professionnalisme et bonne humeur vont ensemble : le sens de l'humour est une véritable qualité professionnelle.