Office Manager H/F Le Boutique Hôtel & Spa Bordeaux

Rattaché(e) directement au Président du Groupe, vous occupez un poste clé au sein d'une fonction transversale et centrale. Vous êtes l'interlocuteur(trice) privilégié(e) pour les services administratifs, les ressources humaines, les affaires juridiques ainsi que le suivi comptable, en collaboration avec un Directeur Administratif et Financier présent à temps partiel.

Vos principales missions :

Administration générale et soutien à la direction

• Gestion des tâches administratives quotidiennes (courrier, fournitures, prestataires de services généraux)

• Organisation logistique (gestion des locaux, des équipements et des événements internes)

• Assistanat de direction (gestion de l'agenda, des déplacements et organisation des réunions)

Gestion des ressources humaines

• Suivi administratif des dossiers du personnel (contrats, avenants, formalités d'embauche et de départ) en partenariat avec le cabinet RH

• Gestion des congés, absences et temps de travail en coordination avec les responsables opérationnels

• Interface avec le service de paie

• Application des procédures spécifiques à la Convention Collective HCR

Interface comptable et financière

• Collecte et transmission des documents comptables via les outils du Groupe (Pennylane, Inexweb, etc.)

• Suivi des flux administratifs entre les différentes entités du Groupe

• Premier niveau de contact avec l'expert-comptable

Affaires juridiques du groupe

• Suivi des mandats, contrats et échéances contractuelles au sein des différentes entités du Groupe

• Classement et mise à jour des documents juridiques (statuts, baux, polices d'assurance)

• Veille et alerte sur les échéances (renouvellements, résiliations, obligations déclaratives)

Collaboration avec les prestataires externes

• Banque, prestataires de services généraux et techniques

Gestion des assurances et des sinistres

• Suivi et gestion des contrats d'assurance du Groupe

• Coordination de la gestion des sinistres avec les différents responsables du Groupe

• Interface avec les courtiers et les compagnies d'assurance

Pilotage de projets transversaux

• Suivi administratif des projets de rénovation, d'ouverture ou de certification des établissements, en collaboration avec les équipes internes et les prestataires externes (architectes, entreprises, bureaux de contrôle)

• Coordination des plannings et des livrables administratifs liés à ces projets

Enjeux et responsabilités :

• Garantir la fiabilité et la fluidité de l'information administrative, RH, comptable et juridique au sein du Groupe

• Veiller au respect des obligations légales et réglementaires dans la gestion des dossiers administratifs, contractuels et d'assurance

• Servir de relais essentiel entre la direction, les responsables opérationnels et les partenaires externes (banque, assureurs, expert-comptable, prestataires RH)

• Contribuer à la coordination efficace entre les différentes entités du Groupe

Ce que nous proposons :

• Un poste polyvalent et porteur de responsabilités au sein d'un groupe hôtelier indépendant en pleine croissance

• Un cadre de travail situé au coeur de Bordeaux

• Une proximité directe avec la direction du Groupe

• Une rémunération adaptée au profil et à l'expérience + avantages (mutuelle, titres restaurant, transport)