Assistant Services à la Population - Mairie de Labruguiere H/F

Communes

Fonctions administratives :
suit et gère les dossiers administratifs
suivi et gestion des courriers et courriels
tenue des agendas des élus

- Etablit la diffusion et contrôle l'enregistrement du courrier
- Reçoit, filtre et transmet les courriers d'informatiques
- Assure le suivi des notes, contrôle et supervise la circulation des parapheurs
- Lit et corrige les procès-verbaux de séances
- Organise le classement et l'archivage des dossiers
- Met en oeuvre la reliure des registres des actes (contrôle des tables, contacts avec le prestataire extérieur)
- Gère les décisions (contrôle, mise à la signature, vérifie les pièces constitutives des dossiers, pré-contrôle de légalité avant transmission au contrôle de légalité),
- Rédige des notes, courriers, mails
- Reçoit, filtre et transmet les messages téléphoniques internes et externes,
- Organise la tenue de l'agenda (rendez-vous, réunions)
- Prend en notes, rédige des courriers, notes de service
- Organise et planifie des réunions (chefs de service et divers)
- Suivi de divers dossiers thématiques
- Contact direct et échanges permanents avec les responsables de service, les agents de l'équipe et le DGS
- Communique avec l'ensemble des services municipaux, la direction générale, le Maire et les élus
- Communication avec les autres collectivités et organismes extérieurs
- Mise en place de la gestion électronique des documents
- Mise en place du logiciel de la gestion électronique des délibérations, arrêtés et délégations

Savoirs socioprofessionnels
- Techniques de secrétariat
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité, règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
- Utilisation de progiciels
- Procédures du service,
- Connaître le cadre réglementaire et savoir suivre son évolution (communication de documents, contrôle de légalité, affichage...)
- Techniques de recherche d'information, fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail

Savoir-faire
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
- Savoir faire face à des pics d'activité en fonction des obligations du service
- Utilisation des logiciels et adaptation aux nouvelles technologies

Au niveau du secrétariat du DGS :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction de ses priorités.
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Établir une relation de confiance