Officier d'État Civil Délégué - Lorrain H/F
Communes
- Le Lorrain - 972
- Fonctionnaire
- Bac +2
- Bac +3, Bac +4
- Bac +5
- Service public des collectivités territoriales
Détail du poste
Placé(e) sous l'autorité du Responsable du service à la population, l'assistant(e) de gestion administrative assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service. Il/elle prépare et organise les scrutins et met à jour la liste électorale, et assure la gestion administrative des dossiers.
Activités :
- Réceptionner les demandes pour inscriptions sur la liste électorale
- Établir et actualiser les listes électorales
- Contribuer à la définition de l'organisation des bureaux de vote
- Participer au contrôle de la qualité des documents collectés et des procédures liées au scrutin (dépouillement)
- Participer à la préparation des réunions de commissions de contrôle chargées de la mise à jour des listes électorales
- Réceptionner les demandes de recensement militaire
- Gérer les appels téléphoniques
- Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil
- Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
- Traiter les courriers et les demandes en ligne (COMEDEC)
- Délivrer des autorisations (fermeture de cercueils, permis d'inhumer, transports de corps...)
- Apprécier les certificats médicaux en cas de décès
- Délivrer sur place des documents administratifs à renseigner par l'usager (certificat de résidence, de sépulture, attestation d'hébergement...)
- Instruire les demandes de cartes d'identité et passeports et les délivrer sur place et à domicile
- Réceptionner et enregistrer les demandes de livrets de famille
- Assister l'élu dans les célébrations de mariage
- Traiter et remettre des dossiers de demandes de titre d'identité (passeport et CNI) sur place et à domicile
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ou documents d'état civil
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances (tribunal, Préfecture, notaire, autres collectivités)
- Participer à la répartition et à la planification des activités en fonction des contraintes du service
- Suivre et contrôler les activités des agents
- Repérer les dysfonctionnements et les signaler
- Apporter une aide technique et méthodologique aux agents
- Prioriser et hiérarchiser les interventions
- Organiser la diffusion de l'information au sein du service
Le profil recherché
Connaissances requises :
- Information générale relative à l'état civil (IGREC)
- Conventions internationales sur la délivrance des actes
- Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
- Procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
- Cadre réglementaire en matière de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants
- Législation sur l'autorité parentale et transmission du nom
- Progiciel de gestion de l'état civil
- Notions de généalogie
- Procédures de l'adoption, de la recherche des origines
- Procédures relatives aux formalités administratives
- Procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc.)
- Droit des étrangers résidant sur le territoire
- Tenue des registres
- Tribunaux (TI, TGI)
- Techniques rédactionnelles administratives
- Logiciels dédiés
- Techniques d'accueil et de régulation
- Techniques d'écoute
- Techniques de management opérationnel
- Techniques de pilotage et d'animation d'équipe
- Notion d'organisation de gestion du temps de travail
- Techniques et outils de gestion et d'organisation de l'activité (tableaux de bord)
- Techniques d'animation et de résolution de conflits
Compétences requises :
- Organiser les scrutins
- Effectuer le recensement des jeunes
- Accueillir et informer le public
- Traiter les requêtes
- Rechercher et diffuser l'information
- Planifier, suivre, contrôler les activités du service
- Apporter une aide méthodologique aux collaborateurs
- Prioriser, hiérarchiser les interventions
Aptitudes requises :
- Sens du contact et de l'accueil
- Discrétion
- Dynamisme
- Réactivité
- Capacité d'écoute et qualités relationnelles
- Capacité de concentration
- Maîtrise de soi
- Sens du travail en équipe
- Capacité d'adaptation
- Disponibilité
- Organisation, méthode et rigueur
- Capacité d'initiative et autonomie dans l'accomplissement des missions
- Aptitude à prendre des décisions dans un cadre sécurisé
- Aptitude à en rendre compte
- Aptitude à argumenter et à défendre un propos, un positionnement
- Capacité à prendre la parole en public ou en situation de face à face
- Respect du secret professionnel
- Respect du devoir de réserve
- Respect du devoir de discrétion
- Capacité à représenter et valoriser l'image institutionnelle au travers de son comportement, de son attitude
Publiée le 01/08/2026 - Réf : O972260717001774