Assistant de Direction du Dgs - Mairie de Meylan H/F

Communes

L'assistant.e de direction apporte un appui permanent au DGS et à l'équipe de direction en matière d'organisation, de gestion administrative, de communication, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.
C'est un poste de relais entre la direction générale et l'ensemble des services, qui suppose réactivité, discrétion et sens de l'organisation.
Le champ d'action est large car il touche potentiellement à tous les sujets traités par la collectivité, sans que cela suppose un pilotage de ces sujets : l'assistant.e facilite et sécurise le fonctionnement quotidien de la direction et fait circuler l'information, il.elle ne porte pas de projets en propre.

L'équipe de direction est composée :
- D'un Directeur Général des Services (DGS)
- D'un Comité de Direction (1 DGSA, 2 DGA, 1 Dir. CCAS)
- D'un.e Assistant.e de direction du DGS
- D'un.e Assistant.e des élus et chargé.e du protocole
- D'un Chargé de transformation
- D'une Chargée de mission citoyenneté
Le poste d'assistant.e de direction est hiérarchiquement rattaché au DGS. Il/elle travaille en lien étroit avec l'assistant.e des élus et chargé.e du protocole.

Missions principales :
- Organisation et gestion de l'agenda du DGS
Gestion de l'agenda et des rendez-vous du DGS, préparation logistique des réunions et déplacements.
- Accueil et circulation de l'information
Accueil physique et téléphonique, gestion des courriels et du courrier entrant/sortant de la direction, gestion des parapheurs.
- Production de documents
Rédaction et mise en forme de courriers, notes, comptes-rendus et supports de présentation (diaporamas, dossiers de réunion).
- Appui logistique aux instances internes auprès de l'équipe de direction (CODIR, CODEP, COSER...)
Appui à l'organisation matérielle des réunions de direction et des instances internes : planification, ODJ, supports, compte-rendu.
- Suivi administratif
Classement et archivage des dossiers, suivi de tableaux de bord administratifs, veille sur les échéances de la direction.

Missions secondaires :
- Administration fonctionnelle de logiciels métiers
- Relais RH de premier niveau pour l'équipe de direction (suivi des congés, interface avec le service RH)

Missions dans le cadre de la polyvalence avec le poste d'assistant.e des élus et chargé.e du protocole :
- Assurer, en cas d'absence de l'assistant·e des élus et chargé·e du protocole, la continuité des missions essentielles du secrétariat de la Maire et des élus : gestion des agendas, accueil physique et téléphonique.
- Contribuer à des tâches administratives transversales à la demande du DGS