Assistant de Direction - Bruges 33 H/F CDC Habitat

Pour nous aider à réussir cette mission au service du bien commun, rattaché(e) à l'agence Bordeaux Atlantique,vous devrez assister la Directrice d'agenceafin d'optimiser la gestion de son activité. Vous serez l'interface entre la Directrice, ses services et les collaborateurs ainsi qu'avec les intervenants internes et externes.

En tant qu'assistant(e) de direction au sein de l'agence Bordeaux Atlantique de CDC Habitat (dans le cadre d'un CDD de remplacement maternité), agir concrètement pour l'intérêt général...

C'est assurer la gestion organisationnelle et des relations internes et externes :

• Suivre l'agenda de la Directrice d'Agence et agir en anticipation sur l'organisation des rendez-vous, visites sur site, réunions internes, partenariales et externes (réservations de salles, supports, communication...)
• Réaliser des dossiers préparatoires aux rendez-vous, réunions et comités - Préparer divers documents de présentation, en assurer la diffusion initiale et le compte rendu dans les délais, ainsi que leur archivage dématérialisé,
• Réceptionner, trier, diffuser le courrier de l'Agence et assurer le suivi des réclamations par la recherche des éléments auprès des parties prenantes et par la préparation des courriers ou mail de réponses,
• Gérer la boite mail de l'agence,
• Garantir la circulation de l'information descendante et montante et préparer si besoin tous types de documents concernant l'Agence et en assurer la diffusion (courriers, notes internes, notes aux locataires...) en collaboration avec le service communication,
• Être l'appui administratif pour l'ensemble des membres de l'équipe de managers de l'Agence.

C'est être en charge de la gestion administrative :

• Mettre à jour des bases de données diverses : affectations du patrimoine, annuaires agence, coordonnées des interlocuteurs externes,
• Assurer la gestion administrative des sinistres en lien avec les différents services de l'Agence Bordeaux Atlantique et le Groupe,
• Participer à la préparation de réunions internes y compris des formations. Gérer les comptes rendus,
• Assurer la gestion et le suivi des frais de fonctionnement de l'agence (matériel, fournitures bureautiques, paiements cotisations, frais de missions, de réception...),
• Suivre l'inventaire et réaliser la commande de matériels divers : fournitures, vêtements de travail (EPI), mobilier, trousses de secours etc.

Cette liste n'étant pas exhaustive, d'autres missions pourraient vous être confiées.