Assistant de Direction - Mda H/F

Office D'hygiene Sociale de Lorraine

Principales missions :

Appui à la Direction et Secrétariat de Direction
* Gestion d'agenda multi-acteurs : Coordonner les emplois du temps complexes de la responsable et de l'équipe (environ 14 professionnels), en anticipant les priorités et les urgences.
* Organisation de réunions : Planifier les réunions internes (réunions cliniques hebdomadaires) et externes, préparer les ordres du jour, les supports et rédiger les comptes rendus.
* Traitement de l'information : Filtrer les appels, gérer le courrier (physique et mail) et assurer la transmission fluide des informations entre les services et la direction.

Gestion administrative du personnel de la MDA
* Suivi de l'activité : Assurer le suivi des heures (supplémentaires, récupérées) et des congés annuels de l'équipe.
* Dossiers contractuels : Suivre les renouvellements de CDD et les changements de quotité de travail en lien avec la DRH du siège.

Relations avec le siège de l'OHS et les Partenaires
* Interface institutionnelle : Faire le lien avec le DG, le gestionnaire financier, le comptable et la DRH de l'OHS de Lorraine.
* Gestion financière et projets : Établir des devis et factures d'interventions. Participer à la préparation des argumentaires pour les demandes de subventions et aux réponses aux appels à projets.

Reporting et Qualité
* Rapport d'activité : Collecter les indicateurs statistiques de l'activité pour participer activement à la rédaction du rapport annuel destiné à l'ARS et aux financeurs.
* Transformation digitale : Piloter l'utilisation des outils collaboratifs (Teams, cloud, plateformes spécifiques) et assurer une veille documentaire et réglementaire.

Accueil et Orientation
* Garantir la qualité de l'accueil physique et téléphonique des jeunes et de leurs familles dans le respect de la philosophie OHS et de la MDA : bienveillance, réactivité et non-stigmatisation.

Compétences Techniques
* Maîtrise avancée de la Suite Office : Expert Excel (statistiques, tableaux croisés dynamiques), Word (publipostage, rapports structurés) et PowerPoint.
* Outils Collaboratifs : Microsoft Teams, SharePoint et outils de planification partagés.
* Aisance rédactionnelle : Parfaite maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe pour les écrits professionnels et les comptes rendus.

Aptitudes Comportementales
* Confidentialité et Éthique : Discrétion absolue requise face à des situations cliniques ou des données sensibles.
* Proactivité et Anticipation : Savoir prévoir les besoins de la direction avant qu'ils ne soient exprimés.
* Adaptabilité et Gestion du stress : Capacité à gérer de nombreuses interruptions et des demandes contradictoires dans un environnement mouvant.
* Aisance relationnelle : Diplomatie et empathie, tant avec les partenaires de haut niveau qu'avec le public jeune, l'entourage et les professionnels extérieurs.

Formation
* Diplôme : Titre professionnel d'Assistant de direction (Niv5 - Bac +2) ou BTS type Support à l'action managériale.
* Expérience : 3 à 5 ans dans des fonctions similaires, idéalement dans le secteur médico-social ou associatif, souhaitée.

Condition d'emploi
* Horaires : 9h30 / 17h30, du Lundi au Vendredi.
* Prise de poste : à compter de 09/2026