Assistant Manager - Commune de Cognac H/F

Communes

Rattaché à la Direction des Services Techniques et de l'Aménagement (DSTA), vous aurez la charge de l'assistance des managers (directeur des services techniques et deux directeurs adjoints) de cette direction.
En lien avec les responsables de pôle, vous assurez l'assistance administrative, organisationnelle et logistique afin de garantir le bon fonctionnement de la direction, la fluidité des échanges, la préparation et le suivi des dossiers.

Les missions :

Encadrement de l'agent d'accueil :
- Organiser et répartir les missions de l'agent d'accueil
- Veiller au respect des procédures d'accueil et des standards de qualité de service
- Assurer la continuité du service en organisant les remplacements et en adaptant l'organisation en cas d'absence
- Réaliser des points réguliers avec l'agent d'accueil, identifier les difficultés rencontrées et mettre en oeuvre des solutions adaptées.
- Veiller à la bonne tenue et au bon fonctionnement de l'espace d'accueil
- Réaliser les entretiens annuels d'évaluation de l'agent d'accueil, en assurant le suivi des objectifs définies

Assistanat de direction
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction
- Gérer l'agenda et organiser les rendez-vous des trois directeurs
- Préparer, organiser et assurer le suivi des dossiers préparatoires aux réunions.
- Rédiger les courriers, notes, comptes rendus et procès-verbaux.
- Mettre en forme les documents administratifs et techniques.
- Organiser les déplacements et les événements de la direction.

Gestion administrative
- Gérer le courrier entrant et sortant.
- Classer, archiver et assurer la gestion documentaire (papier et numérique).
- Suivre les parapheurs, les circuits de validation et les signatures.
- Assurer le suivi des échéances administratives.
Suivi des projets et des activités
- Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord et outils de suivi.
- Suivre les demandes des élus, de la direction générale, des partenaires et des administrés.
- Veiller au respect des délais de traitement des dossiers.

Appui budgétaire et marchés publics
- Participer au suivi administratif des engagements et des dépenses de la Direction des ST
- Effectuer et suivre les commandes, factures et bons de commande et assurer le suivi comptable de 1er niveau de la Direction des ST

Communication et coordination
- Diffuser les informations au sein de la direction.
- Être l'interface entre les services techniques, les élus, la direction générale, les services de la ville, les partenaires et les usagers.

Conditions de travail :
- Adaptation des horaires de travail en fonction des nécessités du service,
- Poste à temps complet