Office Manager - Assistant H/F

Eqa Avocats

Dans le cadre de son développement, notre cabinet recherche un(e) Office Manager / Assistant(e) personnel(le) afin d'assurer l'ensemble des fonctions support indispensables à son bon fonctionnement.

Véritable interlocuteur(trice) de confiance, vous accompagnez l'associé-gérant et les collaborateurs dans la gestion quotidienne du cabinet. À ce titre, vous intervenez sur des missions variées mêlant administration, organisation, communication, ressources humaines et assistance de direction.

Vous évoluerez au sein d'une organisation structurée, où les missions sont conduites en étroite collaboration avec l'associé-gérant. Ce poste requiert une grande rigueur, de la réactivité et un excellent sens de l'organisation afin d'assurer un suivi précis des dossiers et des priorités.

Vos principales missions :
Gestion administrative et comptable
-Collecter, contrôler, sauvegarder et classer les factures fournisseurs.
-Assurer le suivi de la facturation et effectuer les relances si nécessaire.
-Vérifier mensuellement le journal des achats et effectuer les rapprochements avec les écritures bancaires.
-Préparer et transmettre les éléments comptables au cabinet d'expertise comptable.
-Gérer l'archivage physique et numérique des documents administratifs.
-Assurer les relations administratives avec les fournisseurs, prestataires et différents interlocuteurs.

Communication et visibilité du cabinet
-Mettre en ligne les articles rédigés par les avocats sur les différents supports de communication du cabinet (site internet, LinkedIn, Le Monde du Droit...).
-Participer à la rédaction et à la diffusion des communications institutionnelles (arrivées de collaborateurs, actualités, événements...).
-Veiller au bon fonctionnement du site internet en lien avec les prestataires techniques.

Organisation des déplacements
-Organiser les déplacements professionnels (train, avion, hôtel, taxi).
-Effectuer les réservations de restaurants.
-Coordonner les démarches liées aux demandes de visas.
-Gérer les imprévus et modifications de planning.

Assistance auprès de l'associé-gérant
-Assurer la gestion de l'agenda professionnel et personnel.
-Suivre différentes démarches administratives auprès d'organismes et de prestataires.
-Assurer l'interface avec les différents interlocuteurs externes.

Ressources humaines et gestion interne
-Rédiger et publier les offres d'emploi.
-Assurer le suivi administratif des recrutements et organiser les entretiens.
-Gérer les commandes de fournitures et de matériel.
-Effectuer les paiements opérationnels (affranchissements, dépôts de dossiers, commandes diverses...).

Communication institutionnelle
-Participer à la conception des cartes de voeux et autres supports de communication.
-Mettre à jour les bases de contacts.
-Coordonner les relations avec les prestataires d'impression et d'expédition.

Accueil et vie du cabinet
-Assurer l'accueil physique des visiteurs.
-Gérer le standard téléphonique.
-Réceptionner, distribuer et suivre le courrier, y compris les recommandés.
-Organiser les salles de réunion et veiller à leur bon fonctionnement.

Classements professionnels
-Coordonner la préparation et le suivi des dossiers destinés aux principaux classements juridiques.
-Assurer le respect des calendriers et des échéances.

Profil recherché
Vous appréciez évoluer dans un environnement exigeant, où la qualité du travail, le respect des procédures et le suivi rigoureux des dossiers sont essentiels.

Compétences :
-Excellente maîtrise du Pack Office.
-Aisance avec les outils numériques et collaboratifs.
-Très bonnes qualités rédactionnelles.
-Une expérience en cabinet d'avocats ou dans un environnement juridique constitue un atout apprécié.
-Anglais professionnel
-Russe & allemand appréciés