Assistant Services aux Membres H/F

Fédération Française du Sport Automobile

Fédération Française du Automobile

Association loi 1901

La FFSA est chargée de développer et promouvoir le sport automobile sur le territoire français. Elle organise les compétitions sportives à l'issue desquelles sont délivrés des titres régionaux, nationaux et internationaux conformément à la délégation reçue du ministère des Sports, de la Jeunesse et de la Vie associative, et à sa qualité d'Autorité Nationale membre de la Fédération Internationale de l'Automobile.

Avantages

- 50% Transports
- Tickets restaurants
- 100% Mutuelle
- 100% Prévoyance

Missions

Rattaché(e) à la Directrice du pôle vie associative, l'Assistant/e services aux membres appuie la direction du pôle dans la gestion administrative transverse, la structuration des outils de suivi, la préparation logistique et l'exécution des tâches support nécessaires au bon fonctionnement du service.

Le poste a pour finalité de fluidifier l'activité du pôle, de fiabiliser les process et de soutenir les projets du service.

Appuyer le pôle dans les tâches administratives transverses, la préparation logistique et le suivi des projets du pôle ;

Assurer le soutien administratif à la vie du pôle : préparation de dossiers, gestion documentaire, convocations, courriers, comptes rendus, classements, archivage, mise à jour des bases et suivi de la traçabilité des actions ;

Soutenir la Directrice du pôle dans la gestion administrative de la vie des ligues et associations sportives en lien avec les services concernés, notamment sur la collecte de documents, le suivi de dossiers, la préparation de rapports et l'appui au traitement des subventions ;

Apporter un appui opérationnel aux Chargé/es des Licences / Développement associatif et Formation sur les tâches de suivi, de reporting, de préparation administrative et de coordination simple, sans porter le pilotage métier des dossiers ;

Assurer le soutien opérationnel à la gestion des prestataires du pôle sur les aspects administratifs et logistiques : devis, commandes, suivi documentaire, relances et préparation de tableaux de suivi ;

Participer à la création, à l'optimisation et à la formalisation des process administratifs du pôle et à la mise en place d'outils, notamment digitaux, facilitant l'accompagnement des associations, ligues et licenciés ;

Assurer le soutien opérationnel à la collecte de données, aux enquêtes, aux rapports, aux tableaux de bord et aux bilans du pôle, en lien avec les référents métiers concernés ;

Participer à l'organisation des réunions, commissions, groupes de travail, séminaires, formations et manifestations à destination des membres, et fournir le support logistique et administratif nécessaire à leur bon déroulement ;

Contribuer à la préparation, à la diffusion et au suivi d'outils de communication à destination des membres de la FFSA, en lien avec la Directrice et les autres collaborateurs du pôle ;

Contribuer à la mise en oeuvre des projets transverses du pôle, notamment en matière de simplification, de qualité de service, de suivi d'activité et de transformation des pratiques administratives.

Profil recherché :

Nous recherchons un(e) candidat(e) avec une formation supérieure de niveau Bac +2 à 3 en gestion administrative, assistanat de direction, gestion de projet ou équivalent; ayant une expérience significative de 3 à 5 ans sur un poste d'assistanat polyvalent, de coordination administrative ou de gestion de projet.

Une expérience au sein d'une fédération sportive, d'une association ou d'un réseau de structures adhérentes serait appréciée.

Compétences techniques :

Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Microsoft 365) ;

Gestion documentaire et suivi administratif de dossiers ;

Production et analyse de tableaux de bord et reporting ;

Capacité à formaliser et optimiser des processus administratifs ;

Organisation et coordination d'événements, réunions et groupes de travail ;

Excellentes capacités rédactionnelles.

Qualités comportementales attendues :

Sens du service et qualité de la relation avec les adhérents, bénévoles et interlocuteurs internes ;

Excellentes qualités relationnelles, diplomatie et intelligence situationnelle ;

Capacité à travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés et à créer un climat de confiance ;

Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation ;

Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité ;

Autonomie, sens des responsabilités et capacité à gérer les priorités ;

Réactivité, adaptabilité et gestion des imprévus ;

Esprit d'équipe, coopération et sens du collectif ;

Proactivité, initiative et force de proposition ;

Capacité d'écoute, d'analyse et de synthèse ;

Appétence pour l'amélioration continue et l'accompagnement du changement ;

Engagement et orientation résultats.

Temps de travail : 35h / semaine - du lundi au vendredi

Statut CCNS : Non cadre / groupe 4