Secrétarait Polyvalent - Urbanisme Ads et Secrétariat Général - Comco Champagnole Nozeroy Jura H/F

Etablissements publics de coopération intercommunale

Poste de secrétariat polyvalent sur le service Urbanisme / ADS et le Secrétariat Général / Accueil

Missions pour le service ADS (Urbanisme et Droit des Sols)
Accueil et Relation Usagers
- Assurer l'accueil téléphonique et physique en apportant des réponses de premier ordre aux usagers
- Remplir de manière exhaustive les fiches de prise d'informations lors des appels.
- Orienter efficacement les usagers vers les personnes ressources appropriées

Gestion Administrative, Dématérialisation et Saisie (Cart'ads)
- Saisir les dossiers papiers réceptionnés dans le logiciel Cart'ads, en veillant à la cohérence entre le demandeur et le terrain
- Gérer les courriers de suivi : enregistrement au chrono, répartition dans les bannettes des instructeurs, et numérisation vers le serveur et le logiciel
- Créer les pochettes pour les dossiers dématérialisés et structurer les dossiers sur le serveur selon le plan de classement en vigueur.
- Gérer la boîte mail générale du service : marquer en rouge les dossiers saisis
- Assurer le transfert des avis spécifiques reçus sur la boîte générale vers les messageries des instructeurs en charge.
- Vérifier la bonne saisie des mairies raccordées à la plateforme Plat'AU.
- Gérer et saisir les Déclarations d'Ouverture de Chantier (DOC) et les Déclarations Attestant l'Achèvement et la Conformité des Travaux (DACCT) dans Cart'ads.

Suivi, Appui à l'Instruction et Logistique
- Appuyer les instructeurs pour le lancement des consultations et échanger avec les divers services internes ou externes nécessaires à l'instruction des dossiers.
- Suivre le tableau Excel partagé : intégration des nouveaux dossiers, respect des codes couleurs établis, et suivi des retours signés.
- Gérer, relancer et suivre les arrêtés signés envoyés aux communes, avec mise à jour simultanée dans Cart'ads et le tableau de suivi.
- Gérer l'archivage physique et numérique des dossiers selon la méthodologie du service.
- Assurer le suivi des stocks et la commande de matériels de bureau (pochettes, fournitures, etc.).

Missions pour le Secrétariat Général
- Agir en appui aux agents de l'administration générale.
- Assurer les remplacements en cas d'absence et durant les périodes de congés pour garantir la continuité de l'accueil du public et la gestion du standard téléphonique.
- Assurer le relais de l'accueil général de la collectivité.