Assistant de Chef de Centre Mixte - Sdis de la Haute Vienne H/F

Services départementaux d'incendie et de secours

Le SDIS 87 recherche un(e) assistant(e) de centre de secours chargé(e) de l'interface entre les services de la direction et les centres de secours. L'assistant(e) sera chargé(e) de seconder le chef de centre sur le périmètre administratif.

ACCUEIL DU PUBLIC

- Traitement des appels
- Réception et suivi des sollicitations extérieures aux CIS (demandes administratives, visites...)
- Filtrage des appels et transmission aux personnes concernées
- Prise de messages

- Renseigner le public (écoute, analyse, réponse explicative ou informative)

- Veiller à la bonne tenue de l'espace accueil (commande et gestion des fournitures de bureaux)

- Appliquer les procédures et consignes en vigueur (Vigipirate, sécurité sanitaire, protocoles internes...)

GESTION ADMINISTRATIVE ET SECRETARIAT DES CENTRES DE SECOURS

- Production de documents en respectant la charte graphique
- Bordereaux d'envoi et courriers
- Divers tableaux (statistiques, suivi de carrière, IHTS et indemnités, médailles, CCDSPV, documents de gestion du centre (compte-rendu de réunion, notes, agenda, convocations, etc.)

- Gestion du courrier et archivage
- Réception, classement et archivage du courrier
- Renseignement de la base de données du courrier en départ et en arrivée
- Distribution du courrier dans les différents bureaux, des fiches de paie, des bulletins d'indemnités
- Notification des arrêtés de carrière et autres ampliations

- Gestion administrative (en lien avec le chef de centre et les services ressources du SDIS)
- Dans le domaine de la formation et de la gestion des compétences (convocations, rédaction d'ordres de mission, transmission de pièces aux groupements supports du SDIS...)
- Dans le domaine des ressources humaines en collaboration avec le chef de centre : mises à jour des dossiers agents ; suivi, transmission d'information au pôle Ressources, suivi des accidents de service, suivi des carrières, suivi des dossiers SFT, participation au suivi du tableau de bord et des indicateurs du centre de secours
- Assurer la gestion des agendas et des échéances administratives (entretiens professionnels, contacts mairies, élus, partenaires)
- Gestion et suivi des visites médicales des SPV en liaison avec le bureau du volontariat
- Réservations de véhicules (logiciel GRR)
- Participation aux réunions du centre (secrétariat de séance et production compte-rendu)
- Assurer un soutien administratif auprès du chef de centre et des différents bureaux


Missions secondaires :

- Prévision-Prévention
- Mise en forme des avis techniques et autres courriers réalisés par les agents du centre en charge des missions de prévention et de prévision
- Envoi des dossiers (en signature DDSIS et aux services instructeurs